Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, ist es sinnvoll, Tabellenkalkulationen für Ihre Kapazitätsplanung zu verwenden. Schließlich ist es in Ihrem Office-Paket oder Google Workspace standardmäßig enthalten und Sie können sofort und ohne zusätzliche Kosten eine Planung vornehmen. Und wenn Sie nur wenige Mitarbeiter haben, ist das auch in Ordnung. Mit zunehmendem Wachstum werden Sie jedoch auf eine Reihe von Einschränkungen stoßen.
In diesem Artikel diskutieren wir sieben Einschränkungen der Kapazitätsplanung in Tabellenkalkulationen.
1. Ein Benutzer nach dem anderen
In Microsoft Excel kann jeweils nur eine Person an der Datei arbeiten. Das ist natürlich unpraktisch, wenn mehrere Planer, Projektleiter und HR-Mitarbeiter daran arbeiten müssen, weil sie dann warten müssen, bis der andere bereit ist.
Google Sheets hingegen bietet zwar die Möglichkeit, gleichzeitig in derselben Datei zusammenzuarbeiten, allerdings stehen Ihnen in diesem Fall weitaus weniger Funktionalitäten als in Excel zur Verfügung.
Daher sind Ihre Planungskapazitäten sowohl mit Sheets als auch mit Excel begrenzt.
2. Es ist eindimensional
In Ihrer Tabelle finden Sie Zeilen für Ihre Mitarbeiter und Spalten für die Zeit, die Sie einplanen können. Auf diese Weise erstellen Sie Ihre Planung und können die Planung nur so einsehen.
In dieser einzelnen Dimension können Sie also keine anderen Querschnitte der Planung erstellen und anzeigen, z. B. die Planung eines Projekts, des Kunden, pro Abteilung oder an einem beliebigen Ort, an dem Designer eingeplant sind. Beispielsweise ist es für Planer schwierig zu erkennen, wo der Bedarf liegt, und für Projektmanager, einen Einblick in ihre Projekte zu erhalten.
3. Es ist nicht auf einzelne Benutzer zugeschnitten
Wenn Mitarbeiter die Planung öffnen, sehen sie immer die gesamte Tabelle mit der vollständigen Planung, während für sie nur ihre Planung relevant ist. Das Gleiche gilt für Projektmanager, sie möchten eine Übersicht, in der sie nur ihre eigenen Projekte sehen. Und HR-Mitarbeiter möchten die Planung pro Zeitraum einsehen, um Urlaubsstunden und Fehlzeiten zu erfassen.
Es gibt natürlich Filter für Tabellenkalkulationen, diese sind jedoch sehr fehleranfällig. Sollte sich in einer der Zellen ein kleiner Fehler befinden, wird dieser vom Filter nicht erkannt und Sie erhalten nicht die richtige Übersicht. Darüber hinaus müssen Sie die Filter jedes Mal neu anwenden, wenn Sie die Datei öffnen.
4. Sie müssen immer Ihre Informationen erhalten
Tabellenkalkulationen sind nicht mit E-Mail- oder Messaging-Systemen wie Slack und Teams integrierbar. Auf diese Weise erhalten Sie keine Benachrichtigungen, die Sie über Ihren Zeitplan, Änderungen in der Planung, Urlaubsanträge und andere relevante Angelegenheiten auf dem Laufenden halten.
Darüber hinaus gibt es keine Kalenderverknüpfungen mit Outlook oder Google Kalender, die automatisch die Verfügbarkeit abrufen und die richtigen Buchungen für alle planen.
5. Sie können Tabellenkalkulationen nicht richtig schützen
Bei den Bearbeitungs- und Anzeigeberechtigungen für Tabellenkalkulationen geht es um alles oder nichts: „Bearbeiten“ oder „Nur lesen“. Dadurch können Sie beispielsweise Projektmanagern keine unterschiedlichen Rechte zuweisen, sodass diese nur ihre eigenen Projekte planen und keine Änderungen an Projekten anderer Personen vornehmen können.
6. Möglicherweise liegen mehrere Versionen des Zeitplans herum
Da die Planung in separaten Dateien erstellt und versendet wird, können mehrere Versionen im Umlauf sein. Dies kann leicht zu Verwirrung führen, wenn noch alte Versionen im Umlauf sind.
Darüber hinaus kann dies ein Sicherheitsrisiko darstellen. Werden Planungsdateien per E-Mail verschickt, können diese abgefangen werden, oder wenn jemand irgendwo aufhört zu arbeiten, hat diese Person möglicherweise noch Zugriff oder Einblick in die Planung des ehemaligen Unternehmens.
7. Die Datei kann verloren gehen/beschädigt werden
Abgesehen davon, dass Sie bei der falschen Person landen, können die Tabellenkalkulationspläne auch leicht verloren gehen. Eine Datei kann leicht gelöscht und auch beschädigt werden. Da es sich bei der Planung um einen ständigen Prozess handelt, gibt es in solchen Fällen oft keine aktuellen Backups der Dateien und somit auch keine Möglichkeit, sie wiederherzustellen.
Abschluss
Wenn Ihr Unternehmen wächst, werden diese Einschränkungen alle zu Engpässen. Sie können beispielsweise nicht effizient zusammenarbeiten, erhalten nicht schnell die Informationen, die Sie benötigen, verfügen nicht immer über aktuelle Informationen und verlieren schnell den Überblick. Das führt zu Fehlern. Und wenn Ihre Projekte ins Stocken geraten oder Sie Projektchancen verpassen, wird ein Planungsfehler schnell zum teuren Scherz.
Fängt der „Tabellenkalkulationsschuh“ also an, auch Ihr Unternehmen zu belasten? Dann ist es höchste Zeit, in ein professionelles Planungssystem zu investieren.
