Erst denken, dann kaufen
Sie suchen Planungssoftware zur besseren Zeiteinteilung im Betrieb und um Zeit zu sparen. Aber Sie möchten die richtige Planungssoftware finden. Und das kostet auch Zeit. Mark de Jong von Timewax weiß als altbewährter Berater für Softwareauswahl wie kein anderer, wie dieser Prozess am besten durchgeführt werden kann – in drei klaren Schritten:
- Entwurf
- Ausschlussprinzip
- Tests
Die Auswahl von Planungssoftware ist nicht so kompliziert, aber gehen Sie strukturiert vor – sonst sehen Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht. Wenn Sie sich nämlich erst einmal mehrere Pakete anschauen, kommen sehr viele Details und Eindrücke auf Sie zu. Arbeiten Sie deshalb mit einem deutlichen Aufbau. Außerdem ist ein ernsthafter Aufwand damit verbunden, sowohl an Zeit als auch an Geld, denn Sie müssen die Wahl gut rechtfertigen können. In diesem Blog beschreiben wir einen schrittweisen Plan, um die Auswahl der richtigen Planungssoftware zu erreichen.
1. Der Prozessentwurf
Wenn Sie das tun, was Sie immer tun, werden Sie das erhalten, was Sie immer erhalten
haben
Der erste Schritt ist ein Moment der Besinnung. Wie sieht der Entwurf aus, von dem der Planungsprozess einen Teil darstellt? Ein Bauunternehmer fängt auch nicht einfach zu bauen an. Das geschieht von einer Zeichnung aus – einem Entwurf, indem der Zweck angegeben ist.
Vorteile/Resultate
Bei einem Unternehmen können Sie den Entwurf erstellen, indem Sie über die Ziele des Unternehmens nachdenken und sich anschauen, wie der Planungsprozess diese unterstützt. Welche Vorteile/Resultate möchten Sie durch das Planen erreichen? Gelingt dies? Wenn nicht, was sind die Bremsklötze? In welchem Bereich befinden sich diese Bremsklötze? Nicht alles kann durch Software gelöst werden. Oft bietet eine andere Arbeitsweise oder der Einsatz von Mitarbeitern mit besseren Kenntnissen und Fertigkeiten auch schon eine große Hilfe.
Bremsklötze
Auf diese Weise definieren Sie von oben nach unten die Ausgangspunkte zur Auswahl neuer Planungssoftware. So unterscheiden Sie deutlich zwischen Bremsklötzen, die durch Planungssoftware beseitigt und Bremsklötzen, die durch eine andere Art des Organisierens aus dem Weg geräumt werden können. Der Vorteil dieses Ansatzes ist, dass Sie verhindern, mit neuer Planungssoftware derzeitige Probleme zu automatisieren.
Das Ergebnis dieses Schrittes ist eine Übersicht von Bremsklötzen, die Sie durch neue Planungssoftware beseitigen und der Vorteile, die Sie erreichen möchten. Solch eine Übersicht hilft bei der Festlegung des Schwerpunkts beim nächsten Schritt, bei dem Sie Ausschlusskriterien aufstellen.
2. Planungssoftware selektieren und ausschließen
Ausschlusskriterien: Zwanzig sind genug
Bei diesem Schritt werden wir Pakete der Anbieter auswählen und danach die meisten durch unsere Kriterien ausschließen.
Ausschlusskriterien
Bei diesem Schritt werden Sie Auswahlkriterien aufstellen, durch die Sie die verschiedenen Planungspakete miteinander vergleichen werden. Das muss keine lange Liste von Anforderungen und Wünschen werden. Deutlicher ausgedrückt: das müssen Sie unter allen Umständen verhindern! Fassen Sie sich kurz und arbeiten Sie mit Ausschlusskriterien. Ausschlusskriterien sind gleichsam unbedingt nötig. Wenn ein Planungspaket diese nicht erfüllt, dann scheidet es einfach aus. Ungefähr 20 Ausschlusskriterien sind mehr als genug. Konzentrieren Sie sich dabei wirklich auf starke Anforderungen, die man auch konkret formulieren kann Also nicht “die Software muss modern sein”, sondern “die Software muss 24 Stunden am Tag an 7 Tagen in der Woche zur Verfügung stehen”.
Lange Liste
Danach erstellen Sie eine lange Liste mit möglichen Lieferanten. Normalerweise reichen 7 bis 8 Lieferanten. Sie finden die Lieferanten durch Nachforschungen im Internet und Nachfragen bei anderen Betrieben. Sorgen Sie auf jeden Fall dafür, dass Sie Softwarelösungen auf die Liste setzen, die für Ihre Branche und Ihren Betriebsprozess geeignet sind. Es hat keinen Sinn, Microsoft Project auf die Liste zu setzen, wenn Sie etwas für die Dienstplanerstellung benötigen. Achten Sie auch mit einem Auge darauf, ob die Pakete erschwinglich sind. Sie werden sich auch nicht auf einen Ferrari festlegen, wenn Sie diesen nicht bezahlen können.
Kurze Liste
Danach werden Sie die Softwarelösungen anhand der Ausschlusskriterien bewerten. Auf der Grundlage der Angaben auf ihren Websites kommen Sie schon ziemlich weit. Nehmen Sie bei fehlenden Informationen Kontakt mit dem Lieferanten auf. Sie können dies ganz offiziell tun, indem Sie eine RFI (Request For Information – Frageliste) aufstellen. Sie können es auch etwas praktischer machen. Es hängt ein bisschen davon ab, wie groß das Projekt ist und wie viel Sie selbst schon herausfinden können. Nach der Bewertung wählen Sie die besten 2 oder 3 aus. Dies ist die kurze Liste.
3. Die Software ausprobieren
Probieren geht über Studieren
Bei diesem Schritt nehmen Sie sich die Zeit, um die auf der kurzen Liste übriggebliebenen Pakete kurz zu testen.
Betriebsvorfall
Erstellen Sie einen Betriebsvorfall, um alle Pakete auf der kurzen Liste zu testen. Es ist ein Fallstrick, dies zu unterlassen und sich einfach nur bei jedem Paket ein bisschen umzuschauen und nur einen Eindruck von dem zu erhalten, was ein Verkäufer Ihnen zeigt. So bekommen Sie keine objektive Vorstellung. Es muss kein ausführlicher Bericht sein. Eine DIN A4-Seite mit den Schritten, die Sie durchlaufen und über die Sie berichten möchten, reicht schon aus. Es ist wichtig, etwas zu haben, das Sie in allen Paketen bewerten können.
Ausprobieren
Viele Lieferanten bieten ihre Software in Form einer Testversion an. In diesem Fall können Sie die Software selbst nach dem Betriebsvorfall testen. Wenn der Lieferant keine Testversion anbietet, dann laden Sie den Lieferanten zu einer Produktpräsentation ein. Dies ist an Ihrem Standort oder online durch ein Web-Meeting möglich. Bitten Sie den Lieferanten dann aber, die Präsentation nach Ihrem Betriebsvorfall vorzubereiten. Zeichnen Sie beim Testen oder während der Präsentation die Erkenntnisse für den Betriebsvorfall und den Ausschlusskriterien auf.
Referenzen
Erkundigen Sie sich wahlweise bei bestehenden Kunden aller Pakete. Das muss nicht unbedingt ein Besuch sein. Sie können auch einfach anrufen. Achten Sie allerdings darauf, Kunden aus derselben Branche und in ungefähr derselben Größenordnung auszusuchen. Versuchen Sie hauptsächlich, mit Systemadministratoren der Planungssoftware, Endnutzern und dem Projektmanager für die Einführung zu sprechen.
Bewertung und Auswahl
Zum Schluss treffen Sie die Auswahl aus den Anbietern auf der kurzen Liste. Organisieren Sie beispielsweise einen Workshop mit allen intern Beteiligten, bei dem Sie alle Aspekte beurteilen.
Aspekte, die Sie im Workshop abhandeln:
- Der Test des Betriebsvorfalls
- Der Eindruck vom Lieferanten
- Technische Aspekte
- Investition und Kosten
Auf dieser Grundlage wählen Sie den Lieferanten/das Paket aus, mit dem Sie arbeiten möchten.
