Planen ist ein Prozess, kein Produkt.
Das Erstellen von Plänen ist so alt wie die Menschheit selbst. Schon von dem Zeitpunkt an, als der Menschen begann, vorauszudenken und zusammen mit anderen auf Jagd ging, wurden Pläne “geschmiedet”, um möglichst viel Erfolg zu haben. Beim Zustandekommen dieser Pläne ging es am Anfang nur um (nicht-)verbale Kommunikation.
Mit der Aufzeichnung der ersten Jagdszenen, die riesig großen Zeichnungen über die Jagd auf Tiere, wurde möglicherweise die erste Planung gestaltet. Die Pläne wurden buchstäblich “aufgezeichnet” und stellten sowohl die Aktivität (die Jagd) als auch das Ziel (die Beute) dar. Man kann sogar behaupten, dass auch die Mittel in den Zeichnungen gezeigt wurden (der Jäger und sein Speer). Stellen Sie sich vor, dass eine Gruppe Homo sapiens in einer Höhle bei einem Feuer die Strategie der nächsten Jagd besprach und so die Zeichnung benutzte, um ihre Pläne zu verbessern. Führt es zu weit, dies einen “Projektauftakt” zu nennen?
Produkt vs. Prozess
Bis 1910 richtete sich die Visualisierung der “Planung” vor allem auf die Veranschaulichung der Aktivitäten in Form von Zeichnungen, Gemälden, Bildnerei etc. Die Ausführung der Pläne und Planungen war ein Prozess!
1910 veröffentlichte Henry Gantt sein “Gantt-Diagramm” und ermöglichte es, Pläne im Voraus in einer Präsentation in einer Weise zu gestalten, in welcher der Faktor Zeit auch dargestellt wurde. Seine Methodik machte es möglich, nicht nur das “Endziel” und die “Mittel” darzustellen, sondern auch die “Vorgehensweise” der Ausführung in chronologisch klarer Weise zu verdeutlichen. Indem dies festgelegt und kommuniziert wurde, ging der Schwerpunkt von demjenigen, der das Projekt ausführte, mehr in Richtung Kontrolle statt Steuerung. Pläne und Planungen wurden hiermit zu einem Produkt (dem Gantt-Diagramm).
Mit den weiteren Entwicklungen im Fachbereich Planung, CPM/PERT und Projektplanungssoftware, wurde der Fokus stets mehr auf die Erstellung eines Gantt-Diagramms gelegt. Planung ist für viele somit auch ein (End-)Produkt und der Planer ist der Produzent! Die Anerkennung der Funktion des Planers bei Projekten und Unternehmen stützt sich damit lediglich auf ein Endprodukt, wohingegen, wie wir am Anfang gelesen haben, Pläne und Planungen vor allem durch Kommunikation zustande kommen.
Der Projektmanager als Prozessmanager
Planung muss meiner Meinung nach auch wieder als Prozess und der Planer somit als Prozessmanager angesehen werden. Das Ziel ist nicht das Gantt-Diagramm, sondern die Begleitung aller Projektmitarbeiter, insbesondere des Projektmanagers, bei der Ausführung des Projekts im Verhältnis zum Faktor Zeit. Ihm/ihr steht hierfür viel mehr zur Verfügung als das Gantt-Diagramm und er/sie muss die Freiheit für eine umfangreichere Teilnahme am Projektprozess erhalten.
Ich betrachte neue Entwicklungen wie 4D/xD Planung als einen guten Schritt in die Richtung vom Produkt zum Prozess. Planungen werden in anderen Formen dargestellt. Wir haben die Mittel, um den Faktor Zeit und die Darstellung (die Zeichnungen) miteinander zu kombinieren.
So rufe ich hiermit Planer dazu auf, die Benutzung des Gantt-Diagramms auf ein Minimum zu beschränken! Nein, nicht weglegen, sondern Sie sollten sich fragen, welches Detail Sie einer entsprechenden Person zeigen. Denken Sie über dieses Detail nach, überlegen Sie sich andere Darstellungsformen und kommunizieren Sie mit den Beteiligten. Reden Sie nicht so viel über weitere Details, sondern über Strategie, Mittel, Risiken und das Ziel. Versammeln Sie sich genauso wie die Homo sapiens miteinander um das Lagerfeuer und besprechen Sie das Projekt.
Planen ist ein Prozess, kein Produkt!
Ed van der Tak
Ed ist sich schon 25 Jahre lang im Fachbereich (Projekt) Planung & Zeitplanung tätig. Seine “Wurzeln” liegen als Projektplaner in der Petrochemie. Danach hat er sich als Planungsberater fortgebildet.
