Arbeiten Sie in einem internationalen Unternehmen mit mehreren Standorten in Europa? Dann kommt es häufig vor, dass Mitarbeiter zwischen den verschiedenen Einheiten für Projekte ausgeliehen werden. Aber wie sieht es tatsächlich mit der Verrechnung dieser Stunden aus? Dafür verwenden Sie Intercompany-Stundensätze. Und was denken Sie? Damit sind einige steuerliche Hürden verbunden. In diesem Blogbeitrag tauchen wir in die Welt der Intercompany-Stundensätze ein und erklären, worauf Sie achten sollten.
Warum Intercompany-Stundensätze?
Zunächst einmal die Grundlagen. Warum benötigen wir Intercompany-Stundensätze? Ganz einfach: Wenn ein Mitarbeiter von Standort A für Standort B tätig wird, entstehen für Standort A Kosten in Bezug auf Gehalt, Arbeitsplatz usw. Diese Kosten müssen an Standort B weitergegeben werden. Und genau hier kommen die Intercompany-Stundensätze ins Spiel. Damit bestimmen Sie, zu welchem Tarif die Stunden des ausgeliehenen Mitarbeiters intern verrechnet werden.
Klingt logisch, oder? Aber so einfach ist es leider nicht. Denn das Finanzamt beobachtet kritisch, ob diese Sätze marktkonform sind. Sie können nicht einfach einen beliebigen Betrag ansetzen. Es gibt steuerliche Vorschriften, die auch als Verrechnungspreisregelungen bezeichnet werden. Und an diese Regeln müssen Sie sich halten, andernfalls riskieren Sie Strafen und Nachzahlungen. Lassen Sie uns also etwas tiefer eingraben!
Das Prinzip des Fremdvergleichs
Die wichtigste steuerliche Regel für Intercompany-Transaktionen ist das Prinzip des Fremdvergleichs. Dies bedeutet, dass die Bedingungen der Transaktion zwischen verbundenen Unternehmen (wie zwei Standorten desselben Unternehmens) vergleichbar sein müssen mit den Bedingungen, die unabhängige Parteien vereinbart hätten. Die Stundensätze, die Sie intern anlegen, müssen also mit den Sätzen übereinstimmen, die Sie einem externen Kunden für ähnliche Dienstleistungen berechnen würden.
Aber wie bestimmen Sie dann, ob Ihre Sätze dem Fremdvergleichsgrundsatz entsprechen? Dafür müssen Sie eine Verrechnungspreisanalyse durchführen. Dabei handelt es sich im Grunde genommen um eine Marktforschung, bei der Sie untersuchen, was ähnliche Dienstleistungen auf dem Markt kosten. Auf dieser Basis legen Sie einen internen Satz fest, der mit diesen Preisen in Einklang steht. Wichtig ist, dass Sie dies gut dokumentieren, damit Sie dem Finanzamt nachweisen können, dass Ihre Sätze marktkonform sind.
Kosten-Plus-Methode
Eine weit verbreitete Methode zur Bestimmung von Intercompany-Stundensätzen ist die Kosten-Plus-Methode. Dabei ziehen Sie die Kosten der Dienstleistung (wie Lohnkosten, indirekte Kosten usw.) ab und addieren einen Gewinnaufschlag. Dieser Gewinnaufschlag ist Ihre Vergütung für das Unternehmerrisiko, das Sie tragen. Aber wie viel Gewinnaufschlag dürfen Sie vom Finanzamt ansetzen?
Das hängt von der Komplexität der Dienstleistung und dem Mehrwert ab, den Sie liefern. Für routinemäßige Dienstleistungen mit wenig Mehrwert, wie Buchhaltung oder Lohnabrechnung, dürfen Sie einen geringeren Gewinnaufschlag berechnen als für einzigartige oder spezialisierte Dienstleistungen. Den Gewinnaufschlag müssen Sie also je nach Dienstleistungstyp festlegen und begründen.
Ein Beispiel: Angenommen, die Lohnkosten eines Mitarbeiters betragen 50 € pro Stunde. Die indirekten Kosten liegen bei 25 € pro Stunde. Die Kostenbasis beträgt somit 75 € pro Stunde. Wenn Sie einen Gewinnaufschlag von 10 % ansetzen, ergibt sich ein Intercompany-Stundensatz von 82,50 €. Stellen Sie sicher, dass Sie belegen können, warum dieser 10 %-Gewinnaufschlag marktgerecht ist für den Dienstleistungstyp.
Vorab Vereinbarungen treffen
Um Diskussionen mit dem Finanzamt zu vermeiden, können Sie im Voraus Vereinbarungen über Ihre Intercompany-Stundensätze in einem sogenannten Advance Pricing Agreement (APA) treffen. Dies ist ein Vertrag mit dem Finanzamt, in dem Sie vereinbaren, welche Verrechnungspreismethode und Sätze Sie für einen bestimmten Zeitraum anwenden werden. Der Vorteil ist, dass Sie im Vorfeld Sicherheit haben und das Risiko von Korrekturen im Nachhinein verringern
Sie sollten allerdings berücksichtigen, dass ein APA-Verfahren Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt. Sie müssen eine fundierte Verrechnungspreisanalyse durchführen und mit dem Finanzamt verhandeln. Es kann sich jedoch durchaus lohnen, insbesondere für Unternehmen mit vielen Intercompany-Transaktionen.
Konsistent sein
Abschließend noch ein wichtiger Punkt: Seien Sie konsistent in Ihren Intercompany-Stundensätzen. Sie können nicht im einen Jahr einen Satz von 80 € pro Stunde ansetzen und im nächsten Jahr plötzlich 120 € pro Stunde für die gleiche Dienstleistung verlangen. Das wirkt beim Finanzamt nicht glaubwürdig. Stellen Sie sicher, dass Sie eine konsistente Politik für Ihre Intercompany-Sätze haben und passen Sie diese nur an, wenn dafür eine gute Begründung vorliegt, beispielsweise durch geänderte Marktbedingungen.
Natürlich kann es vorkommen, dass die Kosten einer Dienstleistung steigen, zum Beispiel durch Tarifverhandlungen oder Inflation. In diesem Fall ist es sinnvoll, dass Ihre Sätze erhöht werden. Aber beobachten Sie auch dann den Markt. Wenn die Marktpreise gleich bleiben, können Sie Ihre Sätze nicht plötzlich erhöhen, ohne eine gute Begründung.
Abschluss
Intercompany-Stundensätze sind ein wichtiges Instrument für international tätige Unternehmen, um Kosten intern zu verrechnen. Es ist jedoch entscheidend, diese Sätze aus steuerlicher Sicht gut zu begründen. Das Prinzip des Fremdvergleichs hat dabei Vorrang: Stellen Sie sicher, dass Ihre Sätze marktkonform sind und untermauern Sie dies mit einer fundierten Verrechnungspreisanalyse. Ziehen Sie ein APA in Betracht, wenn Sie im Voraus Sicherheit über Ihre Sätze wünschen. Und schließlich: Seien Sie konsistent in Ihrer Politik. So vermeiden Sie Probleme mit dem Finanzamt und können Ihre Intercompany-Stundensätze mit ruhigem Gewissen anwenden.
