Ein Team voller harter Arbeiter ist natürlich der Traum eines jeden Unternehmens. Aber sind Ihre fleißigen Mitarbeiter auch produktiv? Und was ist mit den externen Leuten, die Sie einstellen? Wissen Sie, wie viel sie wirklich beitragen und wann sie unnötig viel Geld kosten? Das sind Fragen, mit denen jeder Manager konfrontiert ist. Deshalb geben wir Ihnen in diesem Artikel die Werkzeuge an die Hand, mit denen Sie die Produktivität Ihres Unternehmens abbilden können.
Einblick in Ihre Auslastung
Um Ihre Analyse zu starten, benötigen Sie Einblick in die Nutzung. Das bedeutet, dass Sie die Arbeitsstunden jedes Einzelnen kennen müssen – also wie viele Stunden pro Woche in seinem Vertrag stehen. Sie benötigen außerdem Einblick in die gebuchten Stunden, sowohl in der Vergangenheit als auch im Zeitplan für die Zukunft.
Welche Stunden sind abrechnungsfähig?
Anschließend müssen Sie unterscheiden können, welche Stunden abrechenbar sind. Arbeitszeiten für den Kunden sind selbstverständlich abrechnungsfähig, Stunden für interne Geschäftsabläufe wie Besprechungen und Verwaltung jedoch nicht. Darüber hinaus gibt es noch weitere Arbeitszeiten wie Krankheits- und Urlaubsurlaub.
Produktivität abbilden
Nehmen wir Mark als Beispiel. Er arbeitet 40 Stunden pro Woche und soll nächste Woche 40 Stunden arbeiten. Davon verbringt er 32 Stunden mit Kunden, 4 Stunden mit Besprechungen und 4 Stunden benötigt er für seine Administration. Das bedeutet, dass 32/40 = 80 % seiner Stunden abrechenbar sind.
Auf diese Weise können Sie dies für jeden Mitarbeiter tun, intern und extern. Anhand dieser Daten können Sie erkennen, wer den größten Beitrag zum Betriebsergebnis leistet. Sie können dies pro Tag, pro Woche und längerfristig berechnen. Anschließend können Sie nach Abteilung und Berufsbezeichnung gruppieren, um zu sehen, welche Abteilungen und Berufsbezeichnungen am meisten und am wenigsten beitragen.
Wie verbessern Sie die Produktivität Ihres Unternehmens?
Durch die Einsicht in die abrechnungsfähigen Stunden Ihres Unternehmens können Sie sehen, wie viel die verschiedenen Mitarbeiter und Abteilungen zum Betriebsergebnis beitragen. Diese Erkenntnisse geben Ihnen dann viele Tools zur Verbesserung der Produktivität an die Hand.
Nehmen wir zum Beispiel an, dass das Cybersicherheitsteam 60 % der abrechenbaren Stunden nicht überschreitet. Dies kann bedeuten, dass die Organisation nicht genügend Projekte erhält und es daher Zeit für eine Akquise ist. In einem anderen Fall kann es vorkommen, dass die Cybersicherheitsberater alle 110 % abrechenbare Stunden haben und dies auch für die kommenden Monate erwartet wird. Um Überstunden zu begrenzen, können Sie neue Berater einstellen oder Projekte auslagern. Eine andere Lösung könnte darin bestehen, unterbesetzte Mitarbeiter zu schulen, damit diese die zusätzliche Arbeit auffangen können.
Ein anderes Beispiel wäre, wenn zwei Berater bei 120 % und andere bei 70 % sind – es geht einfach darum, die Arbeit neu zu verteilen. Und wenn 1 Berater in letzter Zeit eine strukturell niedrige Quote erreicht, kann das natürlich auch ein Signal dafür sein, dass sich etwas tut.
Mit einem Verständnis der Auslastung Ihres Unternehmens verfügen Sie über ein Werkzeug, um die Produktivität Ihres Unternehmens zu verbessern – jetzt und für die Zukunft.
