Faktenbasierende Entscheidungsfindung
Die Abteilung Vertrieb möchte bei diesem einen Projekt punkten und es durchdrücken, aber es stellt sich die Frage, ob es in die Planung passt. Regelmäßig wird von der Geschäftsführung gefordert, dass mehr Mitarbeiter eingestellt werden müssen. Aber es ist schwieriger, sie davon zu überzeugen als gedacht. Es gelingt doch immer (gerade so) mit der aktuellen Belegschaft? In diesem Blog behandeln wir, wie Sie bezüglich des Auslastungsgrads gut untermauerte Diskussionen führen können, beispielsweise mit der Geschäftsführung und der Abteilung Vertrieb.
Der Auslastungsgrad gibt einen Einblick in die Entwicklung von verfügbaren verwendbaren Stunden gegenüber den verbrauchten Stunden (Vergangenheit) oder aber den benötigten Stunden (in der Zukunft). Den Auslastungsgrad kann man pro einzelnem Mitarbeiter betrachten, aber auch auf der Ebene von Funktionsgruppen und Abteilungen. Wir besprechen zuerst, warum Sie den Auslastungsgrad überhaupt berechnen sollten und danach, wie Sie die Berechnung vornehmen sollten.
Warum berechnen?
Warum sollten Sie Zeit für die Berechnung des Auslastungsgrad aufwenden? Wir haben zwei Gründe, warum Sie das tun sollten.
1. Sie können dadurch in die Zukunft schauen
Die Berechnung der Auslastung auf der Grundlage der Planung gibt einen Einblick in den Arbeitsdruck in der Zukunft. Sie gibt eine Antwort auf die Frage, ob bestimmte Projekte noch in die Planung passen. Aufgrund aller Ihrer aktuellen Projekte haben Sie Ihre Ressourcen (Mitarbeiter und Mittel) für die zukünftigen Zeiträume eingeplant. Wenn Sie dann den Auslastungsgrad berechnen, können Sie ganz einfach sehen, wer und wann für neue Projektanfragen zur Verfügung steht.
Wenn alle Ihre Ressourcen voll ausgebucht sind und Sie nicht „nein“ sagen wollen, können Sie befristet Personal oder Material in Anspruch nehmen. Wenn alle Ihre Mitarbeiter und Mittel langfristig ausgebucht sind und die Projektanfragen weiterhin eingehen, können Sie beschließen, strukturell mehr Personal einzustellen. Mithilfe des Auslastungsgrads können Sie so eine begründete Entscheidung aufgrund von Fakten und Zahlen treffen, um Ihren Betrieb auszuweiten.
Es kann natürlich auch der umgekehrte Fall eintreten. Nehmen Sie an, dass die Anzahl der Projektanfragen abnimmt und dass Sie außerdem von der Kapazität her sehr viel Freiraum für das nächste Jahr haben. Der Auslastungsgrad zeigt dies deutlich an. Auf dieser Grundlage können Sie beschließen, in bestimmten Abteilungen oder Funktionsgruppen Personal abzubauen. Weil Sie rechtzeitig Einblick haben, können Sie Kosten sparen und möglicherweise sogar Ihren Betrieb vor dem finanziellen Ruin retten.
2. Sie können die Vergangenheit deuten
Wenn Sie sich die Vergangenheit anschauen, nutzen Sie am liebsten die tatsächlich durch Mitarbeiter geleisteten Stunden. Diese geben einen guten Einblick in die Produktivität und können beispielsweise für Beurteilungsgespräche mit Mitarbeitern genutzt werden. Bei Dienstleistungsunternehmen sieht man sich auch oft das Maß an, in dem Mitarbeiter anrechenbare Stunden geleistet und damit zum Umsatz des Betriebs beigetragen haben.
Indem Sie den Auslastungsgrad von Mitarbeitern, Funktionsgruppen und Abteilungen in der Planung miteinander vergleichen, erhalten Sie auch einen Überblick darüber, wer strukturell gute Leistungen erbringt und wer vielleicht sogar zu beschäftigt ist, weil er/sie oft „überbucht“ ist. Das kann auf einen Mangel an Personal oder auf eine ungleichmäßige Verteilung der Arbeit innerhalb des Teams hinweisen. Diese Einsicht ist ein guter Anlass, um als Manager zu korrigieren.
Wenn Ihr Betrieb viele saisonabhängige Projekte ausführt, verleiht eine historische Analyse vom Auslastungsgrad auch einen guten Einblick darüber, wo sich die Spitzenzeiten und Tiefpunkte während des Jahres befinden. Auf dieser Grundlage können Sie bestimmen, welche Mindestausstattung an fest angestellten Mitarbeitern Sie benötigen und welches unterschiedliche Kontingent an Zeitarbeitskräften Sie organisieren müssen. So schaffen Sie ein flexibles und effizientes Unternehmen.
Wie berechnen Sie ihn?
Die Berechnung des Auslastungsgrads ist nicht kompliziert. Beim Rechnen sieht die Formel wie folgt aus:
Der Auslastungsgrad wird meistens in Prozent ausgedrückt, aber das ist nicht für jeden verwertbar. Einige Abteilungen, wie die Vertriebsabteilung, profitieren mehr von der Angabe der noch verfügbaren Stunden. So kann ein Account-Manager auf einen Blick sehen, ob ein Projekt von 100 Stunden noch durch einen Mitarbeiter oder eine Abteilung ausgeführt werden kann. Einem Account-Manager sagen 150 verfügbare Stunden nämlich mehr als eine Auslastung von 77 %.
Für die Berechnung des Auslastungsgrads benötigen wir zwei Bestandteile. Dies sind die verwendbaren Stunden und die gebuchten Stunden. Außer diesen zwei Bestandteilen haben Sie zu bestimmen, für wen Sie den Auslastungsgrad berechnen. Dies ist nämlich für einzelne Mitarbeiter aber auch pro Funktionsgruppe oder Abteilung in Ihrem Unternehmen möglich.
Bestandteil 1: Verwendbare Stunden
Der erste Bestandteil sind die verwendbaren Stunden. Sie stellen den Teiler in der Formel dar. Kurz gesagt sind das alle Stunden, die ein Mitarbeiter während seiner Vertragslaufzeit zur Verfügung hat. Wir veranschaulichen dies durch eine Beispielberechnung.
Um die Menge der verwendbaren Stunden bestimmen zu können, benötigen Sie auf jeden Fall ein Anfangsdatum des Vertrags des Mitarbeiters. In unserem Beispiel gehen wir von einem auf 6 Monate befristeten Vertrag aus.
Anfangsdatum: 01.01.2019
Enddatum: 30.06.2019
Ein Enddatum ist nicht unbedingt nötig, aber wenn Sie beispielsweise von einer Zeitarbeitskraft schon wissen, wann Sie sich von ihm/ihr verabschieden müssen, dann ist dieses Enddatum nötig. Wenn Sie beispielsweise bei diesem Beispiel kein Enddatum verwenden, dann rechnen Sie sich selbst reich. Sie gehen dann in Ihrer Planung nach dem Enddatum des Vertrags von verwendbaren Stunden aus, die es nicht gibt.
Unser Mitarbeiter hat einen Vertrag mit 40 Stunden pro Woche. Die Anzahl der Wochen in einem halben Jahr beträgt 26 Wochen. Die Berechnung lautet wie folgt:
Um eine richtige Berechnung der verwendbaren Stunden zu erstellen, fehlt uns noch eine Angabe. An Feiertagen kann nicht gearbeitet werden, sodass wir diese von den verwendbaren Stunden abziehen müssen. Im betroffenen Zeitraum gibt es 5 Feiertage. Die verwendbaren Stunden berechnen wir deshalb wie folgt:
Unser Mitarbeiter steht somit für 1000 Stunden zur Verfügung, um bei Projekten eingesetzt zu werden. Man kann jetzt darüber diskutieren, ob man auch Urlaubsansprüche und die durchschnittliche Anzahl an Krankheitstagen von den verwendbaren Stunden abziehen sollte, aber wir halten das nicht für nötig. Man kann nämlich nicht mit Sicherheit sagen, dass jemand in diesem Zeitraum krank wird oder Urlaub nimmt. Wenn es sich zeigt, äußert dies sich in den gebuchten Stunden, dem Nenner in der Formel.
Bestandteil 2: Gebuchte Stunden
Der andere Bestandteil, den wir für die Berechnung des Auslastungsgrads benötigen, ist die Menge der gebuchten Stunden. Dies ist der Nenner in der Formel. Für die Vergangenheit können Sie die tatsächlich geleisteten Stunden der Mitarbeiter verwenden. Das ergibt ein zuverlässiges Bild. Falls diese Angaben nicht vorliegen, können Sie die geplanten Stunden aus der Vergangenheit verwenden. Für die Zukunft können wir nur die geplanten Stunden verwenden. Dies zeigt auch sofort die Wichtigkeit einer guten Disziplin beim Planen. Hiermit steht oder fällt die Berechnung eines zukünftigen Auslastungsgrads.
Sie müssen sich die Frage stellen, welche Art von gebuchten Stunden Sie in die Berechnung einbeziehen. Sind das alle in der Plantafel gebuchten Stunden einschließlich Krankheit, Urlaub, Schulung und sonstigen Aktivitäten? Oder nehmen Sie nur die für Projekte gebuchten Stunden auf? Tatsächlich bestimmen Sie hiermit, was der Auslastungsgrad Ihnen sagt.
Wenn Sie alle gebuchten Stunden einbeziehen, erhalten Sie eine gute Vorstellung von der Produktivität des Unternehmens. Im Prinzip sollte jeder auf 100 % kommen. Wenn Sie nicht auf 100 % kommen, werden nicht alle Stunden von Mitarbeitern genutzt. Ungenutzte Kapazität kostet zusätzlich viel Geld, weil Sie die Lohnkosten sehr wohl bezahlen müssen, aber dem kein Wert gegenüber steht.
Viele Mitarbeiter werden ungenutzte Stunden jedoch auf einem internen Code „allgemein“ oder „sonstiges“ eintragen, sodass Sie trotzdem bei 100 % landen. Darum ist es praktisch, den Auslastungsgrad auf fakturierbare oder anrechenbare Stunden basieren zu können. Hiermit werden allgemeine Aktivitäten wie Urlaub, Krankheit, Schulung usw. herausgefiltert und es entsteht ein Bild von der Produktivität angesichts der Projekte, mit denen wir als Betrieb Geld verdienen.
Fakturierbar oder anrechenbar
Oft ist es praktisch, einen Unterschied zwischen fakturierbaren Stunden und anrechenbaren Stunden zu machen. Fakturierbare Stunden sind die Stunden, für die tatsächlich eine Rechnung an einen Kunden gesendet wird. Es ist nicht praktisch, Mitarbeiter nur mit einem Prozentsatz der fakturierbaren Stunden abzurechnen. Häufig arbeiten Mitarbeiter auch an internen Projekten, die von strategischer Bedeutung sind. Indem sowohl die fakturierbaren Projekte als auch die internen Projekte als anrechenbar betrachtet werden, gibt der Prozentsatz der anrechenbaren Stunden eine bessere Grundlage zur Beurteilung von Mitarbeitern.
Schlussfolgerung
Die Berechnung des Auslastungsgrads ist nicht schwierig. Sie benötigen zwei Bestanteile: die verwendbaren Stunden und die gebuchten Stunden. Wenn Sie Software für die Planung und die Aufzeichnung der tatsächlich geleisteten Stunden benutzen, stehen Ihnen diese Informationen schon zur Verfügung.
Der Auslastungsgrad gibt Ihnen die Möglichkeit, begründete Entscheidungen über Ihren Personalbestand zu treffen. Sie können mit dem Auslastungsgrad die Leistungen von einzelnen Mitarbeitern, Funktionsgruppen und ganzen Abteilungen überwachen. Außerdem ist es für eine mitschauende Abteilung Vertrieb immer deutlich, ob noch ein Projekt in die Planung passt. Dies optimiert die Kommunikation zwischen den Abteilungen.
Es empfiehlt sich, ein professionelles Tool zu nutzen, in dem der Auslastungsgrad immer auf dem neuesten Stand ist. Sie können dies natürlich monatlich in einer Tabellenkalkulation berechnen, aber Änderungen in der Planung, dem Personalbestand und dem Projektportfolio sind bei vielen Unternehmen an der Tagesordnung. Eine monatliche Momentaufnahme ist dann sehr spärlich. Sie haben damit nur 12 Momente in einem Jahr, um eventuelle Korrekturen Ihres Unternehmens in Betracht zu ziehen. Vorzugsweise möchten Sie in der Lage sein, diese Korrekturen jederzeit auf der Grundlage der neuesten Informationen vornehmen zu können.
