Das Gleichgewicht zwischen Einsicht und Praktikabilität.
Jeder plant Projekte auf seine eigene Art. Planen Sie ein Projekt als ein großes Paket oder arbeiten Sie mit netten, übersichtlichen Stückchen? Jede Form der Projektaufteilung hat seine Vor- und Nachteile. Woher wissen Sie, welche Methode am besten zu Ihrem Unternehmen passt? Das ist eine Frage, die wir in diesem Blog beantworten werden.
Um das zu erkennen, werden wir zuerst eine Beispielsituation darstellen. Danach betrachten wir die Gründe, die Sie als Unternehmen für die Unterteilung von Projekten haben können. Zuletzt schauen wir uns an, wie Sie das tun können. Lasst uns beginnen.
Ein Beispiel
Wir schauen uns einen Installationsbetrieb an. Ein Kunde von Ihnen lässt ein Bürogebäude bauen. Unser Installateur darf die gesamte Stromversorgung und das Netzwerk einrichten. Für ein optimales Verständnis hat der Planer das Projekt in fast 100 Tätigkeiten aufgeteilt. So kann er im Detail sehen, wer womit beschäftigt ist und wie weit welche Tätigkeit fortgeschritten ist.
Gerade bevor der Planer die Projektplanung vollständig abgeschlossen hat, erhält er einen Telefonanruf vom Kunden. Es werden Extrawünsche geäußert und Änderungen in der Planung nötig. Ein anderer Lieferant ist länger mit seinen Arbeiten beschäftigt. Ein Flügel des Gebäude ist dadurch noch eine Zeitlang geschlossen. Es wird versucht, die Stromversorgung später einzurichten. Der Planer muss jetzt fast 100 Tätigkeiten neu planen und nochmals die Verfügbarkeit verschiedener Installateure überprüfen.
Als die Installateure vor Ort ankommen, ist dank der detaillierten Planung sofort zu erkennen, was Sie zu tun haben. Wenn ein Installateur den Fortschritt und die tatsächlich geleisteten Stunden einer Tätigkeiten melden möchte, muss er eine fast endlose Liste mit Tätigkeitscodes durchsuchen. Es sind so viele Tätigkeitscodes, dass ein Installateur für diese verwaltungstechnische Aufgabe sehr viel Zeit verliert und außerdem regelmäßig einen falschen Code benutzt.
Durch diese Art der Planung hat der Planer die benötigten Einzelheiten, um effektiv die veranschlagten Stunden zu überwachen. Er oder sie hat so das Projekt im Griff, sodass rechtzeitig eingegriffen werden kann, wenn voraussichtlich mehr als die veranschlagten Stunden verbraucht werden. Die Details geben dem Planer auch die Möglichkeit, über seine durchgeführte Kalkulation zu reflektieren und diese beim nächsten Mal besser aufzustellen.
Der Planer verliert im Falle von Änderungen bei der Überarbeitung dieser detaillierten Planung allerdings viel Zeit. Denn er muss alle Tätigkeiten auf Durchführbarkeit kontrollieren. Die Installateure verlieren wiederum viel Zeit, um den Fortschritt und die tatsächlich veranschlagten Stunden pro Tätigkeit zu melden. Lohnt sich dieser Arbeitsaufwand für die Einsicht, die dadurch erreicht wird?
3 Gründe zum Aufspalten Ihres Projekts
Wir erkennen 3 Faktoren, welche die Detailebene bei einer Projektplanung bestimmen können:
1. Budgetüberwachung der Stunden
Ein Grund für die Aufteilung Ihres Projekts in Tätigkeiten ist, dass Sie es dadurch besser in den Griff bekommen. Man kann dann Stunden pro Tätigkeit veranschlagen. Während der Ausführung des Projekts können pro Tätigkeit die tatsächlichen Stunden gemeldet werden. Wenn mehr Stunden als veranschlagt verbraucht werden, kann der Planer während der Ausführung des Projekts noch hierauf reagieren.
Wenn der Planer das Projekt nicht aufteilt, wird der Unterschied zwischen den veranschlagten und tatsächlichen Stunden erst nach Abschluss des Projekts bekannt. Dann ist es für den Planer zu spät, um rechtzeitig auf die Überschreitung von Stunden zu reagieren oder aus seinen Fehlern zu lernen. Ohne die Aufteilung ist für einen Planer nämlich nicht zu sehen, wo im Projekt zu viel Stunden verbraucht worden sind.
2. Einzelne Auflistung in der Rechnung
Ein weiterer Grund für die Aufschlüsselung von Projekten in Tätigkeiten kann sein, dass die Arbeiten auf der Rechnung einzeln aufzulisten sind. Inwiefern Sie diese einzeln auflisten, hängt von den Wünschen des Kunden ab.
Oft sehen wir, dass bei Projekten die geleisteten Stunden nachträglich im Rahmen einer Nachkalkulation in Rechnung gestellt werden. Der Kunde möchte dann wissen, wofür diese Stunden verwendet worden sind. Wenn ein Festpreis vereinbart worden ist, ist es für den Kunden oft unwesentlich.
3. Kommunikation von Arbeiten
Der letzte Grund, den wir erkennen, ist die Aufschlüsselung eines Projekts, sodass es für Mitarbeiter anhand des Namens der Tätigkeit schon deutlich ist, was zu erfolgen hat. Dadurch wird der Kommunikationsprozess gestrafft.
So erhalten Mitarbeiter auch Einsicht in den Aufbau und die gegenseitige Abhängigkeit der Tätigkeiten. Mitarbeiter wissen dann, von welchem Kollegen und welcher Tätigkeit sie abhängig sind. Dies fördert die gegenseitige Kommunikation und Abstimmung.
Aber wie kann das geschehen?
Wie teilt man ein Projekt auf? Es gibt 3 mögliche Wege. Betrachten wir sie von der feinen bis zur groben Perspektive.
A. Nach Aufgabe
Bei der Aufteilung eines Projekts nach Aufgaben stellen verschiedene Titel die Aufgaben dar, die für die auszuführende Arbeit erforderlich sind, z. B. Briefing, Entwurf, Entwicklung, Testen, Implementierung, Support usw. Diese Art der Aufgliederung eines Projekts steht im Einklang mit Punkt 3 oben: also der Aufgliederung von Projekten, um die Aufgaben zu kommunizieren.
Mit dieser Methode können Sie zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen. Sie weisen Mitarbeiter zu und sagen ihnen gleichzeitig, was sie tun müssen. Das spart Zeit und Aufwand. Diese Methode funktioniert besonders gut, wenn Ihr Planer einen detaillierten Einblick in die tatsächlich aufgewendeten Stunden benötigt und Ihre Mitarbeiter eine klare Vorstellung davon benötigen, welche Aufgaben sie im Hinblick auf die Projekte ausführen müssen.
B. Durch Überwachung der Zwischenergebnisse
Wenn Sie Projekte mit dieser Methode aufteilen, spiegeln die Projektkomponenten den Titel der vorläufigen Projektziele wider. Beispielsweise könnte sich „Arbeitsplatz 7“ in einem Projekt auf den Bau einer Etage mit neuen flexiblen Arbeitsplätzen beziehen. So behalten Sie auch etwaige Abweichungen zwischen Plan- und Ist-Stunden genau im Blick, da Sie diese Unterschiede auf der Ebene der Zwischenergebnisse analysieren können.
Diese Methode funktioniert besonders gut, wenn die Mitarbeiter wissen, welche Aufgaben erledigt werden müssen, um ein Zwischenergebnis zu erzielen. Sie benötigen keine detaillierten Anweisungen, zumindest nicht aus Planungssicht.
C. Nach Position
Bei der Zerlegung eines Projekts in Positionen erhalten die Projektbestandteile den Namen der gewünschten Position, beispielsweise Projektmanager, Frontend-Designer oder Backend-Entwickler. Diese Art der Unterteilung erleichtert es dem Planer, den richtigen Mitarbeiter der gewünschten Position zuzuordnen. Die Planung erfolgt recht grob und das spart dem Planer Zeit.
Diese Methode funktioniert besonders gut, wenn Ihre Organisation mit Standardprojekten arbeitet und jeder weiß, wie man diese umsetzt. Es bietet eine minimale Kontrolle über Abweichungen zwischen budgetierten und tatsächlichen Stunden, Sie können diese jedoch dennoch für jede Funktion analysieren.
Schlussbetrachtungen
Wir können Ihnen keine goldene Regel anbieten. Inwiefern Sie Projekte aufspalten, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Budgetüberwachung, einzelne Auflistung in der Rechnung und effektive Kommunikation sind alles Faktoren, die sich auf die benötigte Detailebene auswirken.
Die Planung der Arbeit und die Erfassung des Fortschritts muss nicht unbedingt immer auf derselben Detailebene erfolgen. Sie können sich auch überlegen, beispielsweise auf der Ebene des Berufs zu planen, aber die Erfassung von Stunden und Fortschritt auf der Tätigkeitsebene durchzuführen. So machen Sie die Planung auf jeden Fall ein bisschen einfacher. Es ist dann allerdings eine Voraussetzung, dass Sie über ein Team von Mitarbeitern verfügen, die genau wissen, was sie zu tun haben.
Eine weitere Überlegung ist, dass Sie eine Mischung anwenden. Für einige Teile in einem Projekt können Sie beispielsweise einfach nach Position planen, sowie beim Projektmanagement, während Sie für andere Teile detailliert nach der Tätigkeitsebene planen.
Es ist ein Prozess, der reiflich überlegt werden muss, eine Suche, um herauszufinden, was am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Es ist das Ziel, das Gleichgewicht zwischen einerseits einer Einsicht zu bekommen und andererseits die Projektausführung praktikabel bleiben zu lassen zu finden. Die Kernfrage lautet immer: “Lohnt sich der benötigte Arbeitsaufwand für die detaillierte Einsicht, die dadurch erreicht wird?”
