Wann sollte man ein Gantt-Diagramm für die Projektplanung benutzen und wann nicht?
Das Gantt-Diagramm oder die Balkenplanung ist eine besondere Methode, um grafisch die Projektplanung zu veranschaulichen. Es stellt sich jedoch die Frage: Wann ist es sinnvoll, ein Gantt-Diagramm zu benutzen und wann nicht? Im Gespräch mit Unternehmen fällt mir nämlich auf, dass sie das nicht immer eindeutig wissen und dadurch Zeit verschwenden oder ihnen relevante Erkenntnisse fehlen. In diesem Blog geben wir konkrete Tipps über den Sinn und Unsinn der Verwendung eines Gantt-Diagramms.
Bevor wir fortfahren, ist es gut, bei Projekten zwischen der Projektplanung einerseits und der Ressourcenplanung andererseits zu unterscheiden. Bei der Projektplanung liegt der Schwerpunkt auf dem Projekt oder den Projekten. Sie schauen sich die Planung aus der Sicht des Projekts und der Art und Weise an, in der das Projekt in Phasen, Aktivitäten, Sprints etc. unterteilt ist. Die Projektplanung dient dazu, die gegenseitigen Verhältnisse zwischen den Teilen des Projekts zu definieren und zu verstehen. Die gehandhabte Maßeinheit ist die Durchlaufzeit.
Bei der Ressourcenplanung liegt der Schwerpunkt genau umgekehrt. Es geht hier um die Kapazitätsplanung. Wir schauen aus der Perspektive der Ressourcen. Dies muss sich nicht nur auf die Mitarbeiter beschränken, sondern es können auch Fahrzeuge, Räume und Drittparteien sein. Hierbei wird die Belegung betont und die gehandhabte Maßeinheit ist Personenstunden. Sie möchten wissen, wie die Verfügbarkeit der Ressourcen aussieht. Dies wird nicht nur durch den Einsatz bei Projekten bestimmt, sondern auch durch Arbeitsverträge, Urlaubszeiten, Feiertage etc.
Das Gantt-Diagramm eignet sich nur zur Planung der Durchlaufzeit und ist deshalb nur für die Projektplanung anwendbar. Wir schauen uns deshalb lediglich den Mehrwert des Gantt-Diagramms für die Projektplanung an.
Gantt-Diagramm: Vorteile, Einschränkungen und Tipps
Henry Laurence Gantt entwickelte um das Jahr 1910 herum das Gantt-Diagramm. Er war als Ingenieur und Berater tätig und benutzte es als ein visuelles Hilfsmittel, um die Planung und den Fortschritt eines Projekts bildlich darzustellen. Das wurde seinerzeit als eine revolutionäre neue Methode betrachtet und diese genoss bei großen Bauprojekten viel Beliebtheit.
Ein Gantt-Diagramm besteht aus einer Anzahl von Reihen, die alle eine Phase oder Aktivität innerhalb des Projekts darstellen. Die ersten Phasen/Aktivitäten stehen meistens oben und auf der x-Achse steht die Zeit. Pro Aktivität wird mit einem Balken angegeben, wie viel Durchlaufzeit nötig ist. Außerdem können Sie auch gegenseitige Abhängigkeiten darstellen, sodass beispielsweise deutlich ist, dass Aktivität B erst beginnen kann, wenn Aktivität A beendet ist. Ferner können Sie visuell auch Meilensteine darstellen, die einen wichtigen Zeitpunkt anzeigen, wie der Zeitpunkt einer Lieferung/Abnahme oder einer wichtigen Entscheidung, die getroffen werden muss.
Komplexität wird geordnet
Das Gute am Gantt-Diagramm ist, dass es Sie zwingt, das Projekt in Einzelteile zu zerstückeln und das ist praktisch, wenn Sie eine große Aufgabe anpacken. Es hilft Ihnen auch, um Dinge in der Perspektive zueinander zu sehen, sodass Sie realistischere Durchlaufzeiten festlegen können.
Ein großer Vorteil des Gantt-Diagramms ist, dass Sie damit eine komplexe Aufgabe veranschaulichen können. Menschen denken oft in Bildern, sodass dies helfen kann, eine komplexe Aufgabe besser zu verstehen. Das erleichtert es, Teammitgliedern und anderen Interessenten zu verdeutlichen, was beim Projekt passiert und was wann von ihnen erwartet wird.
Achtung: Ein Gantt-Diagramm kann helfen, aber es gibt keine Garantie dafür. Wenn Sie ganz engmaschig mit allen Möglichkeiten beispielsweise im Bereich der Abhängigkeiten beginnen, wie Start-to-Start und Finish-to-Finish, können Sie es doch wieder sehr komplex machen. Das ist vielleicht erforderlich, wenn Sie eine Rakete bauen möchten, aber im Allgemeinen entspricht dies nicht der Praxis, mit der wir als Dienstleister arbeiten. 100 % Genauigkeit in allen Details ist meiner Meinung nach nicht das Ziel. Die Planung ist kein genaues Wissen und ich betrachte das Gantt-Diagramm hauptsächlich als ein Kommunikationsmittel. Deshalb ist es ein Tipp, es einfach zu halten.
Den Umfang einschränken
Ein weiterer Tipp ist die Einschränkung des Umfangs. Wenn Sie loslegen mit der Einfügung sehr vieler Details, wird es ein sehr großes Gantt-Diagramm. Es besteht das Risiko, dass es ein Papiertiger wird. Wenn Sie dem Gantt-Diagramm weiterhin etwas Bedeutung verleihen möchten, müssen Sie es ständig bezugnehmend auf die letzten Entwicklungen aktualisieren.
Dies ist an sich kein Mangel des Gantt-Diagramms, sondern ein an den Projektmanager gerichteter Kritikpunkt. Zu oft sehen wir, dass ein Gantt-Diagramm nur zu Beginn des Projekts erstellt und danach nicht mehr aktualisiert wird. Es ist ein Kommunikationsmittel, deshalb entsteht bei einem Gantt-Diagramm auch die Verpflichtung zur Aktualisierung.
Außerdem stoßen Sie mit so einem großen Gantt-Diagramm auch auf einen ganz praktischen Punkt: Es passt nicht mehr auf eine DIN A4 Seite und wird schwer lesbar. Es ist auch etwas störend, Ihre Planung auf mehreren Seiten auszudrucken, um danach mit Schere und Klebeband die Planung zusammenzubasteln und an die Wand zu hängen. Sehr unpraktisch, wenn sich die Planung oft ändert und darum ist es kein Wunder, dass die Aktualisierung durch den Projektmanager dann unterbleibt.
Vielleicht ist die Lösung ganz einfach: nicht mehr drucken. Drucken passt eigentlich auch nicht mehr in die heutige Zeit. Einfach auf Ihrem Computer anschauen, aber auch hier werden Sie das Bedürfnis haben, es sich in einer Übersicht anschauen zu können. Es ist der einzige Nachteil, der dann wohl bestehen bleibt, dass in einem Gantt-Diagramm verhältnismäßig große weiße Bereiche sind. Oft verlaufen die meisten Tätigkeiten von links oben nach rechts unten und es gibt keine Möglichkeit, das Gantt-Diagramm zu komprimieren oder so zu erstellen, dass es den Bildschirm ausfüllt und gleichzeitig lesbar bleibt.
Die Länge des Balkens zeigt nicht die nötige Kapazität an
Wir haben schon erwähnt, dass das Gantt-Diagramm nicht für die Ressourcenplanung geeignet ist, aber das erläutern wir hier noch etwas genauer. Das Gantt-Diagramm gibt pro Balken nur die Durchlaufzeit an. Diese Durchlaufzeit gibt keinerlei Informationen über die zum Abschluss der Aktivität benötigten Kapazität. Ein Balken mit einer kurzen Durchlaufzeit von einer Woche kann trotzdem 500 Personenstunden erfordern, während für einen Balken mit einer Durchlaufzeit von 4 Wochen nur 16 Personenstunden benötigt werden.
Hierin liegt eine große Begrenzung des Gantt-Diagramms. Wenn Sie nämlich mit Projekten arbeiten, die ressourcengetrieben sind, gibt es somit eine Abhängigkeit zwischen Durchlaufzeit und Personenstunden. Fristen können die Nachfrage nach Kapazität beeinflussen und verfügbare Kapazität kann sich wiederum auf die Fristen auswirken. Das Gantt-Diagramm kann diese Abhängigkeit nicht gut betrachten, sodass Sie eigentlich nicht so gut die Durchführbarkeit Ihrer Planung beurteilen können.
Wann benutzen und wann nicht
Es gibt eine Reihe von Faktoren, die bestimmen, ob die Erstellung eines Gantt-Diagramms unbedingt erforderlich ist oder einfach nur schön wäre:
- Anfrage von Interessenten
- Externe Abhängigkeiten
- Viele Aktivitäten
Anfrage von Interessenten
Wenn beispielsweise ein Kunde um eine visuelle Darstellung der Planung bittet, dann möchten Sie ihm diesen Wusch erfüllen. Auch wenn es ein ziemlich einfaches Projekt ist, ist der Kunde König und wenn er das haben möchte, kann er es bekommen. Es kann auch sein, dass ein wichtiger Bauunternehmer eine grafische Darstellung Ihrer Planung verlangt, beispielsweise weil er Ihre Planung insgesamt sehen muss. Bei technischen Dienstleistern wird schon mal vertraglich vereinbart, dass Sie regelmäßig ein aktuelles Gantt-Diagramm abgeben müssen. In diesem Fall muss man nicht lange überlegen. Es ist einfach nötig.
Externe Abhängigkeiten
Neben Aktivitäten, die Ihr Unternehmen selbst ausführt, können Sie es auch mit externen Aktivitäten zu tun haben, von denen Sie bei Ihrem Projekt abhängig sind. Denken Sie beispielsweise an die Lieferzeit eines Teils, das Sie bei einer Montage-Aktivität benötigen. Sie können erst mit dieser Aktivität beginnen, wenn das Teil geliefert wurde. Ein anderes Beispiel ist eine Aktivität von einem Kunden, wenn der Kunde beispielsweise einen Gegenstand bewerten muss. Auch hier sind Sie abhängig. Sie können erst weitermachen, nachdem Sie die Rückmeldung vom Kunden erhalten haben.
Ein Gantt-Diagramm bietet in diesen Situationen eine gute Hilfe, weil Sie diese Abhängigkeiten gut veranschaulichen können. Dies hilft Ihnen, diese Aktivitäten besser mit Lieferanten und Kunden zu koordinieren und abzustimmen. Das Gantt-Diagramm erstreckt sich in diesem Fall viel weiter als nur auf die Aktivitäten, die Sie selbst auszuführen haben. Meilensteine sind auch ein gutes Beispiel dafür. Es sind Zeitpunkte, an denen eine wichtige Lieferung/Abnahme oder Entscheidung erfolgt. Bei Meilensteinen planen Sie in der Regel auch keine Kapazität. Sie dienen lediglich zur visuellen Unterstützung.
Viele Aktivitäten
Wenn Ihr Projekt viele Aktivitäten enthält, obwohl Sie versuchen, es möglichst einfach darzustellen, dann bietet ein Gantt-Diagramm auch Hilfe. Wie zuvor angegeben, zwingt es Sie, Ihre Gedanken zu ordnen. Außerdem ist die Weitergabe ganzer Listen mit Aktivitäten an Ihre Teammitglieder nicht sehr benutzerfreundlich. Durch die visuelle Darstellung kann jeder es sich besser merken. Das macht das Gantt-Diagramm zu einem aussagekräftigem Kommunikationsmittel.
Nun stellt sich die Frage: Was ist viel? Das kann natürlich von einer Branche zur anderen unterschiedlich sein. Bei über 20 Aktivitäten würde ich mir überlegen, diese bildlich darzustellen, ganz bestimmt, wenn es auch noch gegenseitige Abhängigkeiten gibt. Sie müssen das Gantt-Diagramm noch nicht einmal unbedingt jemand anderem geben, sondern Sie können es einfach für Sie selbst als Projektmanager als ein zusätzliches Mittel als einen Anhaltspunkt erstellen.
Schlussfolgerung
Gantt-Diagramme haben nicht für jedes Projekt einen Mehrwert. Ein Gantt-Diagramm für ein Projekt, das 3 Wochen dauert und aus 5 Aktivitäten besteht, bringt nicht viel mehr. Alle Beteiligten wissen echt gut, womit sie beschäftigt sind und was der nächste Schritt ist. Der Kunde erwartet einfach nach 3 Wochen ein Ergebnis und muss deshalb auch keine Planung sehen.
Wenn Sie andererseits ein Projekt mit vielen (externen) Aktivitäten und gegenseitigen Abhängigkeiten haben, ist es praktisch, hiervon eine visuelle Darstellung anzufertigen. Die Erstellung eines Gantt-Diagramms stellt dann einen echten Mehrwert dar, vor allem als Kommunikationsmittel.
Daraus ergibt sich, dass Sie die Verwendung eines Gantt-Diagramms bei jedem Projekt abwägen müssen. Verschwenden Sie keine Zeit durch die Anfertigung schöner Grafiken, mit denen Sie und Ihr Umfeld danach nichts mehr anfangen können. Sie können Ihre Zeit doch besser einsetzen, oder?
