Warum, wann und wie macht man das?
Sie müssen kein großes Unternehmen sein, um einen großen Ressourcenpool zu haben. Eine Ressource ist nämlich nicht nur ein fest angestellter Mitarbeiter, sondern kann auch ein Freiberufler oder ein Subunternehmer sein. Bei unseren Nutzern merken wir schon schnell, dass wenn ein Planer über mehr als 25 Ressourcen verfügt, es eine größere Herausforderung ist, stets zu aktualisieren, wer jetzt worin gut ist. Diesen Planern fehlt eine Kompetenzen-Matrix und eine Übersicht, über welche Kompetenzen ihre Ressourcen verfügen.
Unter einer Kompetenzenliste verstehen wir alle Kenntnisse, Einsichten und Fertigkeiten, die eine Ressource besitzt, die zur Erfüllung von Projekten von Bedeutung sind. Die Kompetenzen kann er oder sie aus Berufserfahrung, Ausbildung oder durch einen Kurs erworben haben.
Eine Kompetenz ist ein weiter Begriff. Es kann beispielsweise Erfahrung bei der Nutzung von bestimmten Programmen, das Schreiben in bestimmten Programmiersprachen sein, aber auch eine befristete Bescheinigung, die nötig ist, um bestimmte Arbeiten ausführen zu dürfen, wie bei einem Elektriker.
In diesem Artikel betrachten wir, wann und warum Sie mithilfe von Kompetenzen planen sollten. Danach schauen wir uns an, wie Sie am besten eine Kompetenzen-Matrix erstellen und auf dem neuesten Stand halten können.
Warum sollten Sie nach Kompetenzen planen?
Aber warum sollten Sie überhaupt mit Kompetenzen in Ihrem Unternehmen arbeiten? Wir sehen drei Gründe, warum Sie dies in Erwägung ziehen sollten.
1. Besser planen
Der erste Vorteil ist, dass Sie besser die richtigen Ressourcen für ein Projekt planen können. Das hat große Vorteile. Die Qualität der Arbeit wird besser, weil der Mitarbeiter die richtigen Kenntnisse und Erfahrung hat. Das Projekt wird rechtzeitig abgeschlossen, weil der Mitarbeiter weniger Zeit damit verbringt, etwas herauszufinden. Der Kunde ist zufriedener, weil das Projekt wahrscheinlich rechtzeitig und mit ausreichender Qualität geliefert wird. Schließlich ist der Mitarbeiter glücklicher, weil er oder sie mit ausreichenden Kenntnissen und Erfahrung an seinen oder ihren Projekten arbeiten kann.
2. Schneller planen
Außerdem können Sie als Planer schneller reagieren. Sie verhindern, dass Sie sich durch lange Listen graben müssen, um die richtige Ressource für ein Projekt zu finden. Wenn Sie eine gründlich ausgearbeitete Liste mit Kompetenzen haben, können Sie Ressourcen schnell nach den gewünschten Fertigkeiten und Kenntnissen filtern.
3. Transparenz
Schließlich verhindern Sie, dass Wissen über verfügbare Kompetenzen sich bei einer einzigen Person, wie einem Planer, im Unternehmen ansammelt. Wenn eine Knappheit an Personal mit bestimmten Kenntnissen und Fertigkeiten entsteht, ist es geschickt, dass die Geschäftsleitung hierüber informiert ist. So kann sie rechtzeitig dafür sorgen, dass zusätzliche Mitarbeiter mit den richtigen Kompetenzen eingestellt werden. Auf diese Weise verhindern Sie, dass das Unternehmen wegen fehlender Kapazität Projekte nicht ordentlich ausführen kann.
Wann plant man nach Kompetenzen?
Wann ist es denn interessant, eine Kompetenzen-Matrix zu erstellen? Wann sollten Sie Ihre Aufmerksamkeit darauf lenken festzulegen, was Ihre Mitarbeiter, Freiberufler und Subunternehmer alles können? Unserer Meinung nach jederzeit, aber mit zwei Ausnahmen.
Ausreichende Ressourcen
Die erste Ausnahme ist eine minimale Menge an Ressourcen. Aus Erfahrung legen wir diese Grenze auf 25 fest. Wenn Sie mit fünf Mitarbeitern und zwei Freiberuflern arbeiten, sind die zu erlangenden Vorteile zu gering und wiegen nicht die Bemühungen auf. Der Planer kennt diese Ressourcen gut genug, um im Kopf zu haben, wann er oder sie jemanden am besten einsetzen kann. Wenn Sie die Grenze von 25 überschreiten, wird es mühsam, sich alle Kompetenzen von allen Menschen zu merken. Es ist dann geschickt, Kompetenzen strukturell festzulegen.
Ein homogener Ressourcenpool
Die zweite Ausnahme ist, wenn Ihr Pool an Ressourcen homogen ist. Das beinhaltet, dass alle Ressourcen ungefähr die gleichen Kompetenzen haben. Mit einem homogenen Ressourcenpool müssen Sie nicht nach Kompetenzen filtern, sondern die Verfügbarkeit ist das einzige Element, auf das Sie als Planer achten. Sich Mühe beim Festlegen und Aktualisieren einer Kompetenzen-Matrix zu machen, bietet hier keine Vorteile.
Wann plant man nach Kompetenzen?
Wann ist es denn interessant, eine Kompetenzen-Matrix zu erstellen? Wann sollten Sie Ihre Aufmerksamkeit darauf lenken festzulegen, was Ihre Mitarbeiter, Freiberufler und Subunternehmer alles können? Unserer Meinung nach jederzeit, aber mit zwei Ausnahmen.
Ausreichende Ressourcen
Die erste Ausnahme ist eine minimale Menge an Ressourcen. Aus Erfahrung legen wir diese Grenze auf 25 fest. Wenn Sie mit fünf Mitarbeitern und zwei Freiberuflern arbeiten, sind die zu erlangenden Vorteile zu gering und wiegen nicht die Bemühungen auf. Der Planer kennt diese Ressourcen gut genug, um im Kopf zu haben, wann er oder sie jemanden am besten einsetzen kann. Wenn Sie die Grenze von 25 überschreiten, wird es mühsam, sich alle Kompetenzen von allen Menschen zu merken. Es ist dann geschickt, Kompetenzen strukturell festzulegen.
Ein homogener Ressourcenpool
Die zweite Ausnahme ist, wenn Ihr Pool an Ressourcen homogen ist. Das beinhaltet, dass alle Ressourcen ungefähr die gleichen Kompetenzen haben. Mit einem homogenen Ressourcenpool müssen Sie nicht nach Kompetenzen filtern, sondern die Verfügbarkeit ist das einzige Element, auf das Sie als Planer achten. Sich Mühe beim Festlegen und Aktualisieren einer Kompetenzen-Matrix zu machen, bietet hier keine Vorteile.
Ein letztes Wort
Die Arbeit mit Kompetenzen ist eine Methode, die Ihrem Unternehmen viele Vorteile bieten kann. Projekte laufen besser, Kunden sind zufriedener und Mitarbeiter sind glücklicher. Wenn Sie am meisten von dieser Methode profitieren möchten und die für die Einführung verlangte Energie nicht verloren gehen soll, sollten Sie einen echten Prozess dafür entwerfen. Ihre Kompetenzen-Matrix verliert schnell ihre Aussagekraft, wenn Sie ihr nicht die Aufmerksamkeit schenken, die sie benötigt und ehrlich gesagt einfach verdient hat. Wissen ist Macht!
