Das Planen in kleinen Einheiten: Wann und wann nicht?
Wenn ganz viele kleine Aufgaben erledigt werden müssen, dann kann die Planungsphase schnell ausarten, wenn Sie versuchen, alles bis ins kleinste Detail zu planen. Das Risiko ist, dass Sie ihre ganze Zeit darauf verwenden, die Planung bei zu behalten, und sicher wenn es zu vielen Veränderungen und Anpassungen kommt. Auf diesem Blog schauen wir, was die Alternative ist und welche Faktoren dadurch bestimmt werden, und auch, ob es für Sie Sinn macht bis ins Detail zu planen oder nicht.
Um den Kontext zu verdeutlichen, ist es wichtig, dass kurz umrissen wird, um welche Art von Arbeit es hier geht. Es geht in diesem Fall nicht um projektmäßiges Arbeiten, denn die Aufgaben inner halb eines Projekts werden immer bei der Projektplanung eingeschätzt und berücksichtigt. Hier geht es um alle kleinen Aufgaben, die die Mitarbeiter ausführen müssen und die oft auch unverhofft auftauchen. Denken Sie zum Beispiel an zusätzliche Tickets oder Vorfälle. Oder kleine Anpassungen bei einem Entwurf auf Basis von Feedback von Kunden, die noch schnell zwischendurch erledigt werden müssen.
Was ist detaillierte Planung?
Detaillierte Planung ist das Planen der kleinsten Einheiten. Bei unseren Kunden wird das Planen in halben Stunden oft als kleine Einheit gehandhabt. Wenn man mit solchen Einheiten arbeitet, dann hat man theoretisch 16 Einheiten pro Mitarbeiter pro Tag. Bei einem Betrieb mit 25 Personen sind dann 400 Einheiten pro Tag und 8.000 Einheiten pro Monat zu planen. Das sind sehr viele Einzelteile die geplant und beherrscht werden müssen, sicherlich wenn die Planung auch noch oft angepasst werden muss.
Planung ist allerdings keine exakte Wissenschaft. Das Ziel der Planung ist, eine Einschätzung zu machen in die zukünftigen Aufgaben, mit der Betonung auf Schätzung. Die Wirklichkeit ist immer widerständiger. Zum Beispiel fliegt kein einziges Flugzeug ganz genau die geplante Route. Es gibt immer Abweichungen, weil während des Fluges weitere Umstände eintreten, die nicht vorausgesehen werden konnten. Die Route (lese: Planung) ist das Mittel, um zum Ziel zu kommen.
Sobald zu genau geplant wird, kann man leicht das Ziel aus den Augen verlieren. Der Fokus ist dann zu sehr auf die Vorausplanung und Beherrschung dieser Arbeit gerichtet. Es fühlt sich vielleicht gut an für die Control Freaks unter uns, aber das Planen aller Einzelheiten wird dann eine Arbeit an sich und geht am Ziel vorbei: Die Planung sollte kein Ziel sein, sondern ein Hilfsmittel.
Die Alternative: Planen in Blöcken
Eine Alternative Herangehensweise ist, alle kleinen Aufgaben gebündelt zu planen. Sie planen dann pro Woche einen oder mehrere Blöcke, von zum Beispiel 4 Stunden, und Sie lassen einen Mitarbeiter in so einem Block, alle kleinen Aufgaben verwalten. In de Fall müssen Sie diese Aufgaben loslassen, denn wenn Sie ständig wieder an diesen Aufgaben beginnen, dann sind sie mit Multi-tasking beschäftigt und das führt zu Zeitverschwendung. Hier finden Sie den Blog 4 Zeitverschwender bei der Projektplanung.
Wie können Sie nun wissen, ob in diesem Vorbild 4 Stunden ausreichend sind? Anhand von Erfahrung können Menschen oft einschätzen, wie viel Zeit sie durchschnittlich für all diese kleine Aufgaben brauchen. Haben Sie kein Gefühl dafür? Sammeln Sie dann Erfahrungswerte durch das Registrieren der Zeiten. Indem Sie ihre Mitarbeiter ein paar Wochen lang die tatsächlich benötigten Stunden registrieren lassen, können sie ein akkurates Bild der durchschnittlich benötigten Zeit bekommen. Diese Information nutzen Sie, um den Umfang der jeweiligen Blöcke zu bestimmen und damit können Sie einen effektiven Wochenplan aufstellen.
In Bezug auf das Zeitschreiben, wird deutlich werden, dass in Bezug auf die Aufgaben, Zeiten registriert werden müssen. Die Registrierung wird oft benötigt für Abrechnung mit Preisabsprachen anhand der Neuberechnung. Auch wenn feste Preise hantiert werden oder Service-Verträge, dann wollen Sie sicherlich feststellen können, ob das Budget eingehalten wird.
Ist die Planung in Blöcken definitiv die beste Herangehensweise? Sicherlich nicht. Es sind nämlich gerade solche kleinen Aufgaben, die nicht auf einen Haufen geworfen werden können, und die wirklich individuell eingeplant werden müssen. Es hängt also von der Situation ab.
Entscheidungsfaktoren
Die entscheidende Frage ist also: Wann wird in Blöcken geplant und wann nicht? Drei Faktoren sind hier entscheidend:
- Ist die Ausführung der Arbeit an feste Zeitpunkte gebunden?
- Sind mehrere Mitarbeiter oder Einsatzmittel betroffen?
- Ist der Umfang der Arbeit substanziell?
Der erste Faktor zeigt an, ob konkrete Absprachen gemacht wurden zur Start- und Endzeit. Es sind festgelegte Bedingungen, nach der die Ausführung der Aufgabe sich richten muss. Denken Sie zum Beispiel an eine Anpassung einer Webseite, die abends stattfinden muss, damit die Besucher der Seite möglichst nicht gestört werden.
Der zweite entscheidende Faktor, ist die Feststellung, ob es notwendig ist, die Aufgabe mit anderen Mitarbeitern und verfügbaren Mitteln zu koordinieren. Denken Sie zum Beispiel an ein Fotoshooting einer halben Stunde, wobei ein Fotograf, ein Assistent und ein Photo Booth benötigt wird. All dieses „Ressourcen“ müssen eingeplant werden, da sie nicht zu jeder Zeit gleichzeitig verfügbar sind.
Der dritte Faktor bestimmt, wie substantiell die Arbeit ist. Ist es eine Aufgabe, die 4 Stunden dauert? Dann ist es so oder so gerechtfertigt, dies einzeln zu planen. Sind es viele kleinere Aufgaben oder ist es ganz einfach noch nicht bekannt, wie viel Zeit benötigt wird? Dann planen Sie es in Blöcken zusammen mit anderen Aufgaben.
