Einführung der Planungssoftware: Teil 2.
In einigen Blogs erklärt Timewax, worüber Sie zu entscheiden haben, damit die Einführung Ihrer Planungssoftware erfolgreich verlaufen wird. Teil 2: Big Bang oder stufenweise einführen?
Auch hier gilt: Wenn Sie einen kleinen Betrieb haben und nur den Planungsprozess verbessern möchten, können Sie sich am besten für einen “Big Bang” Ansatz entscheiden. Mit mehreren Abteilungen und Prozessen für Zeiterfassung und Rechnungsstellung liegt diese Art weniger auf der Hand.
Bei einem “Big Bang” führen Sie für alle Abteilungen und Prozesse gleichzeitig die neue “Planungssoftware” ein. Das führt zum schnellsten Ergebnis. Gleichzeitig bringt es ein Beeinträchtigungsrisiko mit sich.
Wählen Sie, falls möglich, immer einen stufenweisen Ansatz. Es ist besser, immer ein paar kleine Erfolge zu verbuchen. Ich nenne das auch die Salamitechnik: “Iss nicht die ganze Wurst auf einmal auf, sondern eine Scheibe nach der anderen”.
Der Nachteil eines stufenweisen Ansatzes ist, dass Sie mit vorübergehenden Verknüpfungen arbeiten werden. Das liegt daran, dass Abteilung A mit der neuen Planungssoftware und Abteilung B noch mit alter Software arbeitet. Wenn Sie stufenweise vorgehen, ist es wichtig, nach den Salamischeiben zu suchen, die am wenigsten voneinander abhängig sind.
Grob können Sie das Projekt auf zwei Arten in Abschnitte einteilen:
- 1. Funktionell
- 2. Organisatorisch
Funktionell
Bei einer funktionellen Einteilung können Sie sich beispielsweise dafür entscheiden, erst das Planungsmodul einzuführen. Planung und die Systeme, die hiervor benötigt werden (oft Excel!) sind separate einzelne Teile innerhalb eines Unternehmens. Das können Sie deshalb ziemlich einfach ohne allzu große Auswirkungen einführen.
Wenn Sie einmal eine Planung erstellen, können Sie danach Menschen ganz einfach die Zeit auf der Grundlage der geplanten Stunden im System erfassen lassen. Die Zeiterfassung wird dann viel einfacher. Sie haben nämlich aus dem Planungsmodul alle geplanten Stunden als Ausgangspunkt. Dann ist es nur eine Frage von kopieren und nötigenfalls ändern.
Oft wird die Rechnungsstellung auch in getrennten Systemen durchgeführt. Sowie in einem Buchhaltungspaket. Das Modul für die Rechnungsstellung können Sie zuletzt einführen, zu einem Zeitpunkt, wenn die Zeiterfassung völlig einwandfrei verläuft. Das ist eine wichtige Voraussetzung, um so mehr bei Projekten, bei denen Sie durch Nachkalkulation fakturieren.
Organisatorisch
Bei einer organisatorischen Einteilung führen Sie die Software pro Abteilung ein: zuerst alle Module bei Abteilung A, danach bei Abteilung B usw.
Sie können hier auch abwägen, ob Sie zuerst das Modul Planung in Abteilung A einführen und danach in Abteilung B. Sie erhalten dann eigentlich eine Mischung aus organisatorischer und funktioneller Einteilung.
Es muss auf jeden Fall eine große Bedeutung bei der Entscheidung haben, ob eine organisatorische Einteilung möglich ist, in welchem Ausmaß Abteilungen in großem Umfang miteinander zusammenarbeiten (oder aber unabhängig voneinander handeln). Siehe hierfür das Kapitel über die Betriebsfaktoren in unserem ersten Blog über die Einführung. Bei einer Zusammenarbeit im großen Umfang ist es oft nicht möglich, für eine Abteilung ein Modul einzuführen. Sie schaffen damit eine Situation, in der die eine Abteilung auf System A und die andere Abteilung auf System B arbeitet, während die Systeme miteinander kommunizieren müssen. Dies erhöht die Komplexität und sorgt für zusätzliche Arbeit.
