Wenn ein Dashboard gut gemacht ist, ist es super wertvoll – man sieht alles Wichtige auf einen Blick und die visuelle Darstellung rückt die Informationen sofort ins rechte Licht. Und wenn das Dashboard nicht gut verarbeitet ist? Dann ist es ein Dorn im Auge, dass man endlos darauf starrt, ohne etwas zu lernen. Aber was macht ein gutes Dashboard aus?
Durch die Entwicklung unzähliger Dashboards für Timewax haben wir gelernt, was ein gutes Dashboard ausmacht. In diesem Blogartikel erfahren Sie die 8 Best Practices für die Erstellung eines wertvollen Dashboards.
1. Identifizieren Sie das Hauptthema
Ein Dashboard ist eine visuelle Darstellung von Geschäftsinformationen. Da es visuell ist, bietet es einen direkten Überblick und Einblick und ist leicht zu interpretieren. Da man jedoch unendlich viele KPIs in ein Dashboard einfügen kann, neigen viele Menschen dazu, alles zu nehmen und ein Dashboard zu erstellen, das für alle passt. Das Ergebnis? Systemüberlastung – es gibt zu viele Informationen, sodass sich Ihre Benutzer nur auf einen Teil des Dashboards konzentrieren.
Sie verfehlen also das Ziel, denn der Zweck eines Dashboards besteht darin, dass Sie sofort erkennen, worauf es ankommt. Stellen Sie daher sicher, dass Sie nur die KPIs einbeziehen, die den gewünschten Überblick generieren. Geht es im Dashboard um Projekte? Denken Sie an KPIs wie den Fortschritt und die Ergebnisse mehrerer Projekte. Geht es um Ressourcen? Schauen Sie sich dann die Organisation an und ermitteln Sie, wie abrechnungsfähig Mitarbeiter, Abteilungen und Teams sind.
2. Informieren Sie sich über die in Ihrer Branche üblichen KPIs
Erfinden Sie das Rad nicht neu – Sie sind wahrscheinlich nicht der Erste, der ein Dashboard für Ihre Branche erstellt. Überprüfen Sie also, welche KPIs üblicherweise visualisiert werden.
Bei Agenturen beispielsweise ist es üblich, auf die Kosten für die von ihnen eingestellten Mitarbeiter zu achten – diese verschlingen mehr Marge als ihre eigenen Mitarbeiter. Aber dieser KPI ist für IT-Unternehmen, die überhaupt nicht mit Freelancern zusammenarbeiten, natürlich irrelevant, daher ist es wichtig, sich darüber im Vorfeld im Klaren zu sein.
3. Wählen Sie einen Haupt-KPI
Wählen Sie einen primären KPI aus, den Sie im Thema Ihres Dashboards visualisieren. Wenn Ihr Dashboard also die budgetierten Kosten vs. Berechnen Sie die tatsächlichen Kosten und die Differenz darin und bringen Sie diesen KPI dann jedes Mal in einem anderen Setup zurück.
Im Rest Ihres Dashboards visualisieren Sie dies beispielsweise anhand der 10 Projekte mit der besten und der schlechtesten Leistung in diesem Bereich. Und dann ermitteln Sie bei allen besten und schlechtesten Projekten, wer die Projektmanager sind und in welcher Abteilung sie tätig sind. Auf diese Weise können Sie die korrekten Daten miteinander vergleichen; Wenn Sie andere KPIs einbeziehen, vergleichen Sie Äpfel mit Birnen.
4. Bestimmen Sie die Benutzerpersona
Wer wird Ihr Dashboard nutzen – ist das der Projektmanager, ein Planer, ein Abteilungsleiter oder der Vorstand? Abhängig davon erhalten Sie ein völlig anderes Dashboard. Beispielsweise möchte der Vorstand umfassende Informationen und interessiert sich nicht für alle Details: Was sind die größten Projekte und wie laufen sie? Alles auf Makroebene.
Ein Projektmanager hingegen möchte sein Projekt im Griff haben. Er braucht Details, um genau zu wissen, wie die Dinge auf der Mikroebene laufen.
5. Wie ausgereift ist das Unternehmen im Umgang mit Projekten?
Bei der Erstellung eines Dashboards ist es wichtig zu wissen, wie das Unternehmen seine Projekte abwickelt. Beispielsweise sind unreife Unternehmen seit langem zufrieden mit der Einsicht in das Budget vs. Realität ihrer Projekte.
Auch junge Unternehmen wollen den Projektfortschritt wissen, denn so können sie Prognosen erstellen: Was erwarte ich, wenn wir so weitermachen? Und reife Unternehmen? Sie wollen auch einen finanziellen Ausdruck, der es ihnen ermöglicht, Selbstkostensätze einzubeziehen: Wie viel verdienen wir an einem Projekt?
6. Gestalten Sie Ihr Dashboard interaktiv
Als Benutzer müssen Sie in der Lage sein, innerhalb des Haupt-KPI Ihres Dashboards zu filtern. Sie möchten beispielsweise nach Abteilungen oder nach allen Kunden im Einzelhandel suchen können. Dies nennt man einen „Drill-Down“, bei dem man beispielsweise immer detaillierter auf das schlechteste Projekt klicken kann, um herauszufinden, warum dieses Projekt so schlecht abschneidet.
7. Stellen Sie immer Rohdaten bereit
Obwohl ein Dashboard visuell sein sollte, ist es wichtig, einfach auf die Rohdaten zugreifen zu können. Wenn Sie also oben Balkendiagramm-Visualisierungen der 10 besten und 10 schlechtesten Projekte haben, möchten Sie unten die Rohdaten aller Projekte sehen: Projektnamen, Kundennamen, budgetierte Stunden, tatsächliche Stunden, Unterschiede darin usw.
Anhand der vorliegenden Rohdaten können Sie jederzeit überprüfen, ob die richtigen Daten in der Visualisierung enthalten sind. Ein Projekt, von dem Sie erwarten, dass es am schlechtesten abschneidet, liegt möglicherweise immer noch auf Platz 11 und wird daher nicht in Ihrem Balkendiagramm angezeigt. Das können Sie leicht anhand Ihrer Rohdaten überprüfen.
8. Stellen Sie Ihre Dashboards gezielt zur Verfügung
Wenn Ihr Unternehmen über 30 Dashboards verfügt, ist das viel zu viel für Ihre Benutzer. Schließlich ist es nie so, dass alle Facetten und Details des Unternehmens für alle wichtig sind. Wenn drei Dashboards für Projektmanager relevant sind, sollten sie nur diese Dashboards sehen können und keinen Zugriff auf die anderen haben.
Denken Sie also daran: Der Hauptgrund für die Erstellung und Einrichtung eines Dashboards ist Übersicht und Einblick. Wenn Sie diese 8 Best Practices befolgen, stellen Sie automatisch sicher, dass Sie dies jederzeit gewährleisten können.
