Formen von Verschwendungen in Projekten nach Lean.
Verschwendung gibt es jeden Tag überall um uns herum und deshalb auch in Projekten. Sie haben bestimmt von der Lean-Methode gehört. Diese Methode wurde ursprünglich nur bei Produktionsbetrieben genutzt, aber wird jetzt auch in anderen Branchen angewendet. Einer der Schwerpunkte von Lean ist das Verbannen von Verschwendung. In diesem Blog werden wir betrachten, wie wir dies in der Welt der projektbasiert arbeitenden Dienstleister nutzen können.
Lean unterscheidet 7 Arten der Verschwendung. Diese Arten sind: Transport, Wartezeit, Überproduktion, Nacharbeit, Bestände, Bewegung und überflüssige Bearbeitung. Diese Arten werden in Lean unter dem Nenner Mudazusammengefasst. Außer Muda gibt es noch 2 Verwandte in der Familie der Verschwendung, nämlich Mura und Muri.
Mura ist die Abweichung bei Tätigkeiten, wenn die Arbeiten nicht flüssig oder konsistent verlaufen. Das verursacht dann Verschwendung bei Qualität, Kosten oder Lieferung. Muri betrifft die übermäßige Überlastung von Menschen, Maschinen oder Systemen, indem die Nachfrage das Angebot bei der Kapazität überschreitet.
Verschwendung bei der Ressourcenplanung
Wenn wir dies in die Verschwendung bei Projekten und dann speziell beim Einsatz von Mitarbeitern oder aber die Ressourcenplanung übertragen, kommen wir zu einer neuen Definition und Auswahl der folgenden Arten:
- 1. Reisen
- 2. Warten
- 3. Zu viel liefern
- 4. Fehler
- 5. Unnötige Bearbeitungen
- 6. Überlastung
1. Reisen
Alle Reisen von Mitarbeitern, die zu keinem Mehrwert für das Projekt führen, sind Verschwendung. Wenn Sie sich also beispielsweise mit dem Kunden über das Konzept einer neuen Website beraten müssen, müssen Sie sich fragen, ob es wirklich nötig ist, zum Kunden zu reisen. Es wäre auch mit einem Online-Treffen möglich. Natürlich wird oft Wert darauf gelegt, persönlich miteinander zu sprechen, aber wenn die Reise zum Kunden Sie 2 Stunden für die Hinfahrt und 2 Stunden für die Rückfahrt kostet, dann haben Sie einen halben Tag verschwendet oder aber 10 % Ihrer Arbeitswoche.
Fragen Sie sich also erst einmal, ob eine Reise wirklich notwendig ist. Sie können dies dem Kunden auch wunderbar erklären. Denn Sie können nämlich angeben, dass Sie die Zeit, die Sie dadurch sparen, zusätzlich für sein Projekt aufwenden können und dies wirkt sich positiv auf das Tempo, die Qualität und Kosten aus. Welcher Kunde wird dann noch “nein” sagen?
2. Warten
Warten oder Verspätung ist in jeder Form eine Verschwendung. Jeder Moment, in dem ein Projektmitarbeiter nichts zu tun hat, ist eine Verschwendung von kostbarer Zeit. Dies ist Zeit, die produktiv für das Projekt oder aber für ein anderes Projekt hätte eingesetzt werden können. Einmal vergangene Zeit kehrt nie wieder zurück und für einen Dienstleister, der als Produkt Stunden verkauft, wird hier Geld verschwendet. Nun kann man Verspätung natürlich nicht immer vermeiden, aber Sie können dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter nicht “inaktiv” werden.
Sorgen Sie beispielsweise dafür, dass immer eine Menge kleiner Arbeiten vorhanden ist. Sogenannte “Füllarbeiten”. Es sind Aufgaben, die einfach zwischendurch erledigt werden können und nicht sehr schwierig sind. Es sind Arbeiten mit einer geringen Priorität, aber sie müssen irgendwann einmal durchgeführt werden. Und Ihre Mitarbeiter sollten sie auch gerne ausführen, auch wenn sie vielleicht unter ihrem Niveau sind, nichts ist schlimmer für sie, als nichts zu tun.
3. Zu viel liefern
Wenn Sie mehr liefern als Sie mit dem Kunden vereinbart haben, ist das auch eine Art von Verschwendung. Dies kommt oft vor, weil die ausführenden Mitarbeiter immer weiter an ihrem Endprodukt putzen. Sie sind dem von Ihnen zu liefernden Produkt so hingegeben, dass sie es immer weiter verbessern und perfektionieren. So entstehen Projektergebnisse, welche die Erwartungen des Kunden übertreffen.
Nun haben viele Dienstleister als Motto “Underpromise and overdeliver”, aber diese Dienstleister planen dann auch intensiv, um die Erwartungen des Kunden zu übertreffen. Bei dieser Art der Verschwendung geht es uns jedoch um die Situation, dass die Mitarbeiter dem Endprodukt unaufgefordert immer mehr Wert hinzufügen. Damit verschwenden sie Stunden, die für andere Projekte oder Aktivitäten hätten eingesetzt werden können. Achten Sie als Projektmanager deshalb darauf: “Gut ist gut genug.” Dies gilt bezüglich des zu liefernden Ergebnisses.
4. Fehler
Ein Zwischen- oder Endprodukt, das nicht den Spezifikationen entspricht, ist auch eine Art von Verschwendung. Das Beheben eines Fehlers kostet nämlich Zeit, ganz sicher, wenn es eine Lieferzeit für Ersatzteile gibt oder wenn ein bestimmter Prozess erneut durchlaufen werden muss. Denken Sie beispielsweise an eine Wiederholung eines Konzepts, einer Entwicklung und eines Tests bei der Softwareentwicklung.
Vermeiden Sie, dass viele Wiederholungen in Ihrem Projekt vorkommen und legen Sie möglichst viel Verantwortung auf ein kleines Team, das schnell alle Schritte bei der Behebung eines Fehlers durchführen kann. Außerdem ist es auch praktisch, mit dem Kunden deutliche Vereinbarungen über die Spezifikationen zu treffen. Wenn die nämlich nicht klar sind, gibt es viele mögliche Auslegungen und das Risiko steigt, dass Sie bei Ihrem Projekt auf Fehler stoßen werden.
5. Unnötige Bearbeitungen
Schauen Sie sich einmal kritisch alle Tätigkeiten an, die Mitarbeiter durchführen, um die Projektergebnisse zu erreichen. Sind sie wirklich alle nötig? Werden beispielsweise eine Menge Dokumente erstellt, mit denen überhaupt nichts gemacht wird? Wird mit den verfügbaren Geräten und Software-Tools effizient gearbeitet? Möglicherweise können bestimmte Tätigkeiten (teilweise) automatisiert werden, sodass die Mitarbeiter Zeit sparen können.
Der Einsatz solcher Anwendungen kann Geld kosten, aber hierfür können Sie einfach einen Geschäftsfall erstellen. Oft erwägt man solche Anwendungen nicht, weil sie erklärtermaßen Geld kosten und immer “Hände” im Projekt zur Verfügung stehen, um die Arbeit zu erledigen. Häufig vergisst man jedoch, dass diese Hände auch ein Preisschild haben und viel anfälliger sind, Fehler zu machen.
6. Überlastung
Eine besondere Art der Verschwendung ist Überlastung. Mit Überlastung ist hier die unnötige oder unangemessene Überlastung von Menschen gemeint, weil die Nachfrage die Kapazität dieser Menschen übersteigt. Nun ist es beim Projekt oft mühsam, die Nachfrage gleichmäßig auf die Dauer des Projekts zu strecken. Der Verlauf eines Projekts hat oft eine launische Art, besonders wenn es sich in einer dynamischen Umgebung abspielt.
Dennoch müssen Sie aufpassen, dass Sie Ihre Mitarbeiter nicht strukturell überlasten. Überlastete Menschen werden schneller gestresst und gestresste Menschen stellen ein größeres Risiko dar, Fehler zu machen. Überlastung verstärkt so also eine zuvor erwähnte Art der Verschwendung, ohne Mitarbeiter-Fluktuation und durch Krankheit bedingte Ausfälle zu nennen.
Schlussfolgerung
Viele der Verschwendungen können sich überschneiden und einander verstärken. Beispielsweise unnötige Bearbeitungen und Überlastung, die Fehler fördern. Darum ist es wichtig, die genannten Verschwendungsarten weitestmöglich zu beseitigen.
Der ideale Zustand eines Projekts ist ein kontinuierlicher Fluss aller Arbeiten ohne Staus. Die erwähnten Verschwendungsarten unterbrechen diesen Fluss. Es sind Hindernisse und darum müssen sie entfernt werden. Wenn der Fluss stetig ist, wird das Projekt rechtzeitig, innerhalb des Budgets geliefert und die Qualität der Projektergebnisse entspricht den Erwartungen des Kunden.
Manchmal ist die Beseitigung aller Arten der Verschwendung nicht möglich, aber Sie können zumindest einmal Ihr(e) Projekt(e) auf Verschwendung untersuchen. Welche Arten der Verschwendung haben Sie in der Ressourcenplanung festgestellt? Und welche einfachen Maßnahmen können Sie ergreifen, um diese zu vermeiden oder zu beseitigen?
