Was machen Sie mit Fragen wie: „Wie läuft unser Projekt eigentlich“? „Liegen wir noch im Zeitplan oder sind wir weit von unserem Ziel entfernt“? Sie haben wahrscheinlich eine Antwort, aber können Sie Ihre Antwort auch richtig begründen? Dafür benötigen Sie einen Fortschrittsbericht, deshalb geben wir Ihnen in diesem Artikel 4 Tipps, mit denen Sie sofort ein gutes Fortschrittsbericht erstellen können.
Tipp 1: Entwickeln Sie Disziplin
Um den Fortschritt zu messen, ist es wichtig, dass Sie dabei diszipliniert vorgehen. Das bedeutet, dass Sie jede Woche ein neues erstellen müssen. Denn wenn zwischen den einzelnen Fortschrittsberichten mehr Zeit vergeht, sind alle Daten meist veraltet.
Zum Beispiel, wenn Sie einen monatlichen Fortschrittsbericht erstellen. Dann kann der Fortschrittsprozentsatz in der Mitte des Monats 50 % betragen, während diese Anzeige bereits 2 Wochen alt ist. Auf diese Weise kann dieser Prozentsatz den Manager erschrecken, während in diesen zwei Wochen der Fortschritt bereits um weitere 20 % fortgeschritten sein kann. Ohne aktuelle Informationen ist Ihr Bericht für die Projektverwaltung nutzlos.
Tipp 2: Machen Sie das Meldedatum deutlich
Für einen guten Fortschrittsbericht müssen Sie explizit angeben, wann der Bericht erstellt wurde. Also: Fortschritt pro X-Datum. Auf diese Weise machen Sie die Aktualität des Fortschritts sichtbar und konkret.
Sie können auf die Disziplin von Tipp 1 eingehen, aber sie ist nicht narrensicher. Denn wenn man krank oder im Urlaub war, sich woanders mit Problemen auseinandersetzen musste oder aus anderen Gründen nicht in der Lage war, die Meldung zu erstatten, dann fällt die Disziplin ins Wasser. Wenn Sie jedoch immer sehen können, wann der Fortschrittsbericht erstellt wurde, können Sie dennoch darauf reagieren. Wenn klar ist, dass der Bericht bereits 2 Wochen alt ist, dann weiß Ihr Vorgesetzter, dass er das mit Vorsicht genießen kann und dass es wichtig ist, den aktuellen Fortschritt bei den beteiligten Projektmitarbeitern abzurufen.
Tipp 3: Erzählen Sie die Geschichte hinter dem Bericht
Fortschrittsprozentsätze sind nützlich, liefern aber keinen Kontext. Manchmal vergeht eine Woche, ohne dass sich der Prozentsatz erhöht, beispielsweise aufgrund eines Rückschlags, weil der Projektumfang erweitert wird oder weil ein Budget genehmigt werden muss. Natürlich müssen alle 3 Gründe völlig unterschiedlich gehandhabt werden.
In anderen Fällen werden in 4 Stunden plötzlich 20 % Fortschritte erzielt. Das ist großartig, aber es ist trotzdem wichtig zu wissen, wie dieser schnelle Fortschritt zustande kam, bevor man erwartet, dass dies der neue Standard wird. Daher ist es wichtig, dass Sie qualitative Erklärungen zur Interpretation des Projekts und seines Fortschritts liefern.
Tipp 4: Schätzen Sie die Stunden, die Sie erledigen müssen
Neben dem Fortschrittsprozentsatz ist es wichtig anzugeben, wie viele Stunden noch benötigt werden, um das Projekt abzuschließen. Auf diese Weise können Sie nach vorne blicken, denn die 20 % Fortschritt in 4 Stunden im Vergleich zum obigen Beispiel bedeuten nicht, dass die nächsten 20 % auch nur 4 Stunden dauern werden.
In der Vergangenheit erzielte Ergebnisse sind keine Garantie für die Zukunft.
Geben Sie also an, dass Mitarbeiter angeben können, wie viele Stunden sie noch benötigen, oder dass Sie dies vom Projektmanager erledigen lassen. Bei kleinen Projekten kann der Projektleiter das wahrscheinlich noch selbst abschätzen. Bei großen Projekten mit vielen Personen ist dies nicht mehr möglich, da der Projektleiter dann viel weiter vom Arbeitsalltag entfernt ist.
Sobald Sie die geschätzten Arbeitsstunden kennen, passen Sie die geplanten Stunden in der Planung sofort entsprechend an. Wenn Sie zusätzliche Stunden benötigen, ist es sinnvoll, diese so schnell wie möglich einzuplanen. Haben Sie zu viele Stunden eingeplant? Entfernen Sie diese dann aus dem Zeitplan, damit Ihre Mitarbeiter für andere Projekte eingesetzt werden können.
