Gestaltung der Ressourcenplanung versus der Entwicklung des Unternehmens.
Bei unseren Kunden, die Projekte durchführen, an denen mehrere Mitarbeiter beteiligt sind, wird oft mit der Frage gerungen, wie die Ressourcenplanung gestaltet werden sollte. In diesem Blog werden wir uns die verschiedenen Entwicklungsphasen von Unternehmen anschauen und welche Arten von Ressourcenplanung dabei geeignet sind. Wir erwähnen auch die Risiken, die bestehen, falls Sie nicht rechtzeitig darauf reagieren.
Bei der Entwicklung von Unternehmen unterscheiden wir die folgenden Phasen:
- 1. Neugründung
- 2. Standardisierung
- 3. Professionalisierung
- 4. Bürokratie
Pro Phase stellen wir den Stand der Projektplanung bezüglich der Anzahl der Projektmanager dar und wie die Ressourcenplanung von ihnen gestaltet oder aber von einem anderem Funktionsträger unterstützt wird. Natürlich kann die Situation je nach Branche etwas unterschiedlich sein, aber es geht um eine allgemeine Darstellung. Bei der Definition von Projekten gehen wir ausschließlich von Aufträgen aus, für die Mitarbeiter aus mehreren Fachgebieten nötig sind.
1. Neugründung
Oder aber die unternehmerische Phase. Es gibt nur wenige Mitarbeiter, oft die Gründer. Es wird nicht über Funktionen und Abteilungen nachgedacht, weil das Unternehmen zu klein dafür ist. Das Unternehmen und die Ausführung verläuft vollkommen fließend. Nachfrage und Angebot finden einander problemlos und das ist auch möglich, weil die Mitarbeiter der ersten Stunde oft eine umfangreiche Einsatzbereitschaft haben. Sie sind schließlich Unternehmer und packen im Betrieb bei allem mit an, was ihnen begegnet.
In dieser Phase eines Betriebs sollte sowohl das Projektmanagement als auch die Ausführung durch dieselben Personen erfolgen und damit sind Projektmanagement und Planung nicht wirklich ein Thema. Sie sind in dieser Phase schon sehr froh darüber, dass sie ein paar Projekte haben und stürzen sich auf diese Projekte, um hierbei möglichst viele Erfolge zu verbuchen und Kunden an sich zu binden.
Ressourcenplanung steht nicht zur Diskussion
Ressourcenplanung ist in dieser Phase auch absolut kein Problem. Es werden möglichst viele Projekte angenommen und es wird viele Stunden gearbeitet. Jeder Mitarbeiter ist in dieser Phase Chef über seine eigene Terminplanung und er oder sie bestimmt selbst, wie viel er oder sie schaffen kann. Die Projekte sind oft etwas kleiner und die Mitarbeiter übernehmen mehrere Fachbereiche bei den Projekten. Die Mitarbeiter sind wenig voneinander abhängig und deshalb ist auch von diesem Gesichtspunkt aus keine Ressourcenplanung erforderlich.
Fallstrick: frühzeitige Optimierung
Ich bin manchmal mit Unternehmern im Gespräch, die Timewax in dieser Phase nutzen wollen, weil sie sich auf das Wachstum vorbereiten wollen. Tatsächlich brauchen sie es noch lange nicht und darum ist es ein Fallstrick, sodass Sie dann damit beschäftigt sind. Es wäre besser, wenn Sie sich um Ihre Kunden, Projekte und die Anwerbung von Personal kümmern würden. Lassen Sie die Ressourcenplanung erst einmal zu einem Problem werden: “Kommt Zeit, kommt Rat.”
2. Standardisierung
Das Unternehmen ist aus der Neugründungsphase herausgewachsen und verfügt jetzt über eine angemessene Gruppe von Mitarbeitern, die als ein Team tätig sind. Im Gegensatz zur vorigen Phase entsteht jetzt das Bedürfnis, Zuständigkeiten und Tätigkeiten von Mitarbeitern mehr abzugrenzen oder zu standardisieren. Es wird in dieser Phase noch nicht in Abteilungen gedacht sondern in Funktionen. Sie sind beispielsweise ein “Berater” oder ein “Entwickler” und werden so bei Projekten eingesetzt.
In dieser Phase entsteht zum ersten Mal das Bedürfnis, Projekte zu planen. Das Unternehmen ist gewachsen und damit die Anzahl der Mitarbeiter und auch der Umfang der Projekte. Ein natürliches Phänomen. Je mehr der Betrieb wächst und gute Arbeit liefert, desto mehr wächst der Umfang der Kunden und Projekte mit. Es muss jetzt ernsthafter geplant werden, um Vereinbarungen mit Kunden einhalten zu können.
In dieser Phase haben Sie eine Handvoll Projektmanager, die alle Projekte überwachen. Jeder Projektmanager führt mehrere Projekte gleichzeitig durch. Zusammen sehen sie sich wöchentlich die Planung an und berücksichtigen gegenseitig die Projekte und Bedürfnisse der anderen. Sie treffen Entscheidungen bei der Planung und setzen Prioritäten, die den unternehmensweiten Interessen dienen.
Erfassung der Ressourcenplanung
Die Ressourcenplanung ist noch nicht zu einem heiklen Thema geworden, sondern zu einer verwaltungstechnischen Mühe. Es ist jetzt nämlich wichtig, einen guten Überblick über die Verfügbarkeit aller Mitarbeiter zu haben. Oft wird in dieser Phase Unterstützung durch einen Büroleiter, eine Sekretärin oder einen Assistenten geboten. Er oder sie kümmert sich um die Erfassung aller Urlaubs-, Krankheits- und Schulungstage. Dadurch werden die Projektmanager entlastet und können sich dadurch mehr auf die Projekte konzentrieren.
Fallstrick: zu wenig Projektmanagement
Ein Fallstrick in dieser Phase ist das Fehlen von Projektmanagern oder unzureichendes Können im Bereich des Projektmanagements und der Planung. Jeder fängt dann an, wie ein kopfloses Huhn an allen Anforderungen der Kunden zu arbeiten, ohne dass dies ausreichend koordiniert ist. Die Nachfrage wird dann nicht gut auf die Standardisierung von Wissen und Können abgestimmt, die inzwischen im Team durchgeführt worden ist. Dies führt dazu, dass einige Mitarbeiter völlig überlastet sind, während andere ziemlich viel Freiraum bei ihrer Verfügbarkeit haben. Erfahrene Projektmanager können dies vermeiden, indem sie das Projekt und die Ressourcenplanung gut aufeinander abstimmen.
3. Professionalisierung
Das Unternehmen ist ordentlich gewachsen und verfügt jetzt über Dutzende Mitarbeiter. Es wird nun neben einer Einteilung in Funktionen auch eine Einteilung in Abteilungen oder Teams vorgenommen. So werden beispielsweise alle Entwickler in einem Team “Entwicklung” mit einem Teamleiter untergebracht. Hiermit wird die Anvisierung und fachinhaltliche Entwicklung der Mitarbeiter professionalisiert. Vom Teamleiter wird auch erwartet, dass er oder sie auf taktischer Ebene auf die Entwicklung der Nachfrage von den Projekten her achtet und hierauf mit Ausbildung und Werbung reagiert.
Die Anzahl der Projektmanager hat jetzt auch ordentlich zugenommen. Es ist schon lange nicht mehr die Handvoll Projektmanager, die zusammen alle Projekte planen und mit Personal besetzen kann. Außerdem wurde die Ausführung von Projekten professionalisiert, wodurch sich der Projektmanager hauptsächlich nach der Abstimmung mit dem Kunden und die Umsetzung der Bedürfnisse in auszuführende Tätigkeiten richtet. Der Projektmanager konzentriert sich auf seine eigenen Projekte und ist im Vergleich zur vorigen Phase in geringem Ausmaß an den anderen Projekten innerhalb des Betriebs beteiligt.
Ressourcenmanager als gesonderter Funktionsträger
Ressourcenplanung wird jetzt straff organisiert. In der vorigen Phase wurde sie noch eben von einer unterstützenden Funktion hizugefügt. Jetzt entsteht eine vollwertige Funktion. Ein Ressourcenmanager, der die Versuche der Projektmanager in benötigte Kompetenzen umsetzt und nach Rücksprache mit den Teamleitern bestimmt, welche Mitarbeiter hierfür eingesetzt werden. Hierbei wird auch die persönliche Entwicklung der Mitarbeiter berücksichtigt.
Fallstrick: Ressourcenplanung durch Projektmanager
Ein Fallstrick in dieser Phase ist das Fehlen eines Ressourcenmanagers, sodass die Ressourcenplanung immer noch durch die Projektmanager erfolgt. Weil sie sich in dieser Phase vor allem auf ihr eigenes Interesse konzentrieren, werden Sie sehen, dass sie für ihre Projekte “kämpfen” werden. Die Projektmanager mit dem größten Mundwerk bekommen dann immer die besten Mitarbeiter für ihre Projekte, während andere schlecht dabei wegkommen. Außerdem entsteht auch das Risiko, dass sie Mitarbeiter für Arbeiten einsetzen, die unter deren Niveau liegen. Der Projektmanager möchte immer das beste Ergebnis in möglichst kurzer Zeit erreichen. Das kann im Widerspruch zur persönlichen Entwicklung eines Mitarbeiters stehen.
4. Bürokratie
Das Unternehmen hat sich jetzt von der Anzahl der Mitarbeiter her möglicherweise im Vergleich zur vorigen Phase verdoppelt. Es entstehen etliche Abteilungen und innerhalb von Abteilungen treten tiefgehende funktionale Spezialisierungen auf. Hierdurch nimmt der Abstand zum Kunden auch langsam zu, weil die Spezialisten sich hauptsächlich funktional entwickelt haben und in geringerem Ausmaß noch die Sprache des Kunden sprechen. Durch den Umfang des Betriebs werden in zunehmender Weise Regeln und Verfahren eingeführt. Das Unternehmen zeigt deutlich bürokratische Züge auf.
Wegen der zunehmenden Anzahl sind die Projektmanager jetzt auch in einer gesonderten Abteilung untergebracht. Genau wie die anderen Mitarbeiter werden die Projektmanager nun auch inhaltlich bei der Entwicklung in ihrem Fachbereich begleitet. In der vorigen Phase spielten die Projektmanager noch eine deutliche Rolle im kommerziellen Verfahren. Dies wird jetzt von gesondert eingestellten Kundenbetreuern übernommen. Die kommerzielle und die inhaltliche Ausführung von Projekten werden jetzt streng voneinander getrennt. Die Projektmanager liefern allerdings noch Angaben zu Angeboten an Kunden.
Ressourcenplanung als Stabsabteilung
Für die Planung von Projekten und Ressourcen wird jetzt eine gesonderte Stabsabteilung eingerichtet, ein Projektbüro. Die Aufgaben von Projektmanagern und des Ressourcenmanagers aus der vorigen Phase werden nun durch Mitarbeiter des Stabes des Projektbüros übernommen. Die Projektmanager sind für die anfängliche Planung der Projekte verantwortlich und melden den Fortschritt regelmäßig dem Projektbüro, das den Gesamtfortschritt aller Projekte aktualisiert. Das Projektbüro strebt nach optimaler Produktivität von Mitarbeitern, indem es den Zustrom und Abgang von Mitarbeitern bei Projekten voraussieht.
Fallstrick: zu spät Zellteilung anwenden
Diese Phase sollten Sie eigentlich vermeiden. Durch den Umfang des Betriebs konzentriert man sich zu sehr auf die interne Verwaltung durch die Anwendung von Regeln und Verfahren. Die Reaktion auf die Nachfrage des Markts verläuft dann so formalisiert, dass der Betrieb an Schlagkraft verliert. Der Abstand zwischen dem Kunden und den ausführenden Mitarbeitern ist zu groß geworden. Es geht jetzt darum, die Zellteilung anzuwenden, indem das Unternehmen in einzelne Geschäftsbereiche aufgeteilt wird, beispielsweise pro Branche. Hiermit kommt jeder Geschäftsbereich wieder in die Phase der Standardisierung, durch die der Unternehmergeist gefördert wird. Es entsteht wieder das Gefühl von “wir das Team”.
Schlussfolgerung
Jede Phase, in dem das Unternehmen sich befindet, verlangt eine entsprechende Verwaltung der Ressourcenplanung. Erkennen Sie die Phase, in der Ihr Betrieb ist und versuchen Sie, sich rechtzeitig für die folgende Phase einzuordnen. Hüten Sie sich jedoch vor frühzeitiger Optimierung durch die Einführung von Verfahren und Systemen, welche die Mitarbeiter “als über ihre Köpfe hinweg” erleben würden. Das bringt nichts und kostet nur Zeit und Frust.
Sehen Sie ein, dass (Ressourcen-)Planung auch ein Fachbereich ist. Beim Umfang von der Phase der Standardisierung zur Professionalisierung werden Sie ganz bestimmt sehen, dass die Person, die hauptsächlich etwas verwaltungstechnische Hilfe bei der Ressourcenplanung leistet, oft nicht in die Funktion eines Ressourcenmanagers überwechseln kann. Ein Ressourcenmanager ist viel mehr auf taktischer und strategischer Ebene beschäftigt und dazu sind andere Kompetenzen erforderlich.
