Die meisten Unternehmen, denen wir helfen, kommen aus einer Situation, in der sie für ihre Planung Tabellenkalkulationen verwenden. Und da die Planung in Tabellenkalkulationen per Definition sehr einfach ist, fehlt diesen Unternehmen die Grundlage für den ordnungsgemäßen Einsatz von Planungssystemen.
Deshalb besprechen wir in diesem Blogartikel 4 Best Practices, mit denen Sie die Lücke zwischen der aktuellen und der neuen Situation schließen können, damit Sie effizient mit Ihrem neuen System durchstarten können.
1. Bringen Sie zunächst Ordnung in Ihren Planungsprozess
Kein neues System löst die Probleme in Ihrem Unternehmen sofort. Das Gleiche gilt für Planungssysteme. Hierbei handelt es sich lediglich um Tools, mit denen Sie effizienter planen können. Dafür ist es jedoch wichtig, zunächst Ihren internen Planungsprozess in Ordnung zu bringen. Und das beginnt mit Vereinbarungen zu Themen wie:
- Wie planen wir?
- Was machen wir wo, in welchem System?
- Wie detailliert machen wir unsere Planung?
- Wann müssen die Stunden festgelegt werden?
- Versenden wir Bestätigungs-E-Mails an unsere Kunden?
- Wer macht was?
- Wer ist letztendlich verantwortlich?
- Wer erstellt neue Benutzer?
- Wer nimmt Nutzer raus, die nicht mehr beschäftigt sind?
2. Bestimmen Sie im Voraus, was das neue Planungssystem leisten soll
Bevor Sie mit der Nutzung eines neuen Planungssystems beginnen, ist es wichtig, innerhalb der Organisation einen klaren Horizont zu haben. Was soll Ihnen das neue Planungssystem bringen? Ist das eine bessere Beschäftigung bei Projekten? Zeit sparen? Oder einen Einblick, ob Sie noch neue Projekte annehmen können?
Mit einem guten Planungssystem können Sie beispielsweise in Echtzeit sehen, ob noch Leute verfügbar sind. Und wenn ja, wie viele es sind und ob sie über die richtigen Fähigkeiten/Positionen für die neuen Projekte verfügen.
Wenn Sie sich nicht einig sind, was Sie erreichen wollen, kann nie festgestellt werden, ob das neue Planungssystem ein Erfolg ist oder nicht.
3. Befolgen Sie eine schrittweise Methodik zur Implementierung
Versuchen Sie nicht, alle Funktionen des neuen Systems sofort umzusetzen, sondern gehen Sie Schritt für Schritt vor. Dieses Vorgehen wird auch als Salami-Taktik bezeichnet. Sie bedienen Ihre Gäste auch nicht dadurch, dass Sie die ganze Salami auf einmal essen, sondern Sie schneiden sie Stück für Stück.
Beschränken Sie sich also zunächst auf die Eingabe einiger Funktionalitäten und erweitern Sie diese dann um weitere Komponenten. So geben Sie Ihren Mitarbeitern die Chance, sich an ein neues System zu gewöhnen und sie fühlen sich nicht ins kalte Wasser geworfen. Und weil Sie ihnen Raum geben, das neue System zu beherrschen, ist die Akzeptanz höher und die Fehlerwahrscheinlichkeit geringer.
4. Ernennen Sie Hauptbenutzer/Botschafter des Systems
Viele Unternehmen versuchen, ihre neuen Systeme von oben nach unten zu implementieren. Dies funktioniert oft schlecht, da die Verabschiedung auf der Führungsebene erfolgen muss. Es ist wichtig, genau auf dieser Ebene Unterstützung zu schaffen.
Stellen Sie also sicher, dass Sie intern ein paar Botschafter haben, die mit dem neuen System von A bis Z vertraut sind. Wählen Sie dazu die Menschen aus, die sich auf das neue System freuen, und setzen Sie Ihre Energie zuerst dort ein. Anschließend können sie das neue System im Rest der Organisation weiter verbreiten, indem sie sein volles Potenzial in der Praxis zeigen und erste Fragen beantworten.
