Planung: zuerst organisieren, dann automatisieren.
Wir sehen regelmäßig, dass projektbasiert arbeitende Dienstleister voller Begeisterung eine Testversion von Timewax starten, um dann herauszufinden, dass sie noch nicht bereit dafür sind. Sie haben noch keine gute Ordnung in ihrer Organisation und müssen sich zuerst darum kümmern, bevor sie mit einem Planungstool arbeiten können. In diesem Blog behandeln wir die 3 Zutaten für eine gute Organisation im Zusammenhang mit der Planung.
Die Zutaten sind Prozesse, Menschen und Systeme. Diese Zutaten stehen nicht alle auf genau dem gleichen Niveau, weil Prozesse einen großen Einfluss auf die benötigten Menschen und Systeme haben. Bei der Gestaltung des Planungsprozesses werden immer Anforderungen an die Qualifikationen der Planer und Projektmanager und auch an die benötigten Funktionsfähigkeiten in einem Planungssystem gestellt.
Sie müssen bei der Auswahl eines Planungstools nicht unbedingt einen Prozessplan und freie Stellen durchdenken, aber es ist sehr wohl zu empfehlen, das kurz zu bewerten. Vielleicht ist das Unternehmen gewachsen, sodass vielleicht eine andere Gestaltung erforderlich ist, sowohl vom Prozess als auch von den Menschen her. Denken Sie zuerst darüber nach, bevor Sie die Lösung Ihres Problems in einem Planungstools suchen.
1. Plan und Planungsprozess
If you do what you always did, you get what you always got
Unternehmensstruktur
Die Unternehmensstruktur bestimmt weitgehend, wie Prozesse verlaufen und welche Menschen hierbei eine Rolle übernehmen. Arbeiten Sie mit einer Abteilung, die alle Projekte ausführt? Haben Sie ein Service- oder Unterstützungsteam, das alle kleinen Arbeiten bewältigt? Oder arbeiten Sie mit einer Matrixorganisation mit funktionellen Teams mit beispielsweise Designer, Techniker, Entwickler, aus denen für jeden Auftrag jeweils ein Mitarbeiter eingesetzt wird?
Stoppen Sie das Tauziehen um Mitarbeiter durch die Wahl einer angemessenen Organisationsform für die verschiedenen Projekte und Arbeiten. Dies bestimmt weitgehend, wie der Planungsprozess gestaltet werden sollte. Deshalb ist es gut, die Unternehmensstruktur kurz zu überprüfen. Ist die aktuelle Struktur noch passend und effektiv?
Planungsprozess
Danach müssen Sie speziell in Bezug auf den Planungsprozess überlegen, wie Sie diesen gestalten werden. Es gibt 4 Stadien der Ressourcenplanung, die eng mit dem Umfang des Unternehmens zusammenhängen. So wird ein neugegründetes Unternehmen sogar gar keinen Prozess benötigen. Ein etwas größeres Unternehmen mit beispielsweise 3 Projektmanagern lässt alles durch diese Projektmanager planen. Bei mehr Projekten und Projektmanagern sollten Sie die Planung zentralisieren und hierfür eine eigene Stelle wie die eines Planers oder Ressourcemanagers einrichten.
Es ist wichtig, den Prozess rechtzeitig anzupassen. So können Sie beispielsweise die Situation verhindern, dass, falls es keine zentrale Planungsstelle gibt, alle Projektmanager sich selbst um die (besten) Mitarbeiter im Betrieb reißen. Andererseits müssen Sie auch vermeiden, dass Sie zu früh optimieren, indem Sie beispielsweise strenge Verfahren und Systeme einführen, die für ein kleines Unternehmen nicht angemessen sind und damit die Handlungsfähigkeit einschränken.
Zielvorgaben beurteilen
Ein Planungsprozess für Projekte ist erst erfolgreich, wenn Sie ihn ständig verbessern. Der Ausgangspunkt für Verbesserung ist, dass Sie sich ein Ziel setzen. Beispielsweise eine Erhöhung der Anzahl der fakturierbaren Stunden pro Person oder die Verringerung der Anzahl der Tage des Überschreitens der Frist bei der Übergabe von Projekten.
Diese Zielvorgaben stellen damit sofort Ansprüche an ein Planungssystem. Das System sollte neben den geplanten Stunden nämlich auch die tatsächlichen Stunden erfassen können, um die Analyse nach fakturierbaren Stunden zu ermöglichen. So sollte das System im Beispiel auch die geplanten Fristen und die tatsächlichen Übergabezeitpunkte dieser Projekte bestimmen können.
Planungsprozess
Als nächstes sollten Sie sich überlegen, wie Sie den Planungsprozess konkret gestalten. Es gibt 4 Stadien der Ressourcenplanung, die eng mit der Größe der Organisation zusammenhängen. Mit anderen Worten: Ein Start-up benötigt möglicherweise nicht einmal einen Prozess. In einer etwas größeren Organisation mit beispielsweise drei Projektmanagern planen die Projektmanager alles. Bei mehr Projekten und Projektmanagern zentralisieren Sie die Planung und schaffen dafür eine eigene Funktion, etwa einen Planer oder Ressourcenmanager.
Es ist wichtig, rechtzeitig Anpassungen am Prozess vorzunehmen. So können Sie vermeiden, dass beispielsweise mangels zentraler Planung alle Projektleiter damit beginnen, die (besten) Mitarbeiter im Unternehmen zu enteignen. Andererseits müssen Sie auch verhindern, dass Sie Ihre Planung zu früh optimieren, indem Sie strenge Verfahren und Systeme einführen. Dies ist für eine kleine Organisation möglicherweise nicht geeignet und schränkt somit ihre Wirksamkeit ein.
Ziele messen
Ein Planungsprozess für Projekte ist nur dann effektiv, wenn Sie ihn ständig verbessern. Der Ausgangspunkt für Verbesserungen ist die Festlegung eines Ziels. Zum Beispiel eine Erhöhung der Zahl der abrechnungsfähigen Stunden pro Person oder eine Reduzierung der Zahl der Tage, an denen die Frist für die Lieferung von Projekten überschritten wird.
Diese Ziele stellen unmittelbare Anforderungen an ein Planungssystem. Um die abrechnungsfähigen Stunden zu ermitteln, muss das System zusätzlich zu den Planstunden auch die tatsächlichen Stunden erfassen können. In diesem Beispiel muss das System auch die geplanten Termine und die tatsächlichen Lieferzeiten dieser Projekte ermitteln können.
2. Stellen Sie die richtigen Personen ein
A fool with a tool is still a fool
Planungskompetenzen
Menschen machen den Betrieb aus, aber nur die Personen mit den richtigen (Planungs-)kompetenzen. Die Ausführung des Planungsprozesses steht oder fällt hiermit. Schauen Sie sich einmal kritisch die heutzutage beteiligten Mitarbeiter wie Planer, Ressourcemanager und Projektmanager an. Verfügen sie über die richtigen Kompetenzen zum Planen?
Im Artikel Belbin Teamrolle des Planers wird eine Umsetzung in benötigte Planungskompetenzen vorgenommen und angegeben, über welches Profil diese Menschen im Idealfall verfügen sollten. Auf dieser Grundlage können Sie gut beurteilen, ob die aktuellen Mitarbeiter sich bewähren oder ob sie mit einer Phase der Weiterbildung beginnen müssen, um ihre Rolle rund um die Planung gut einnehmen zu können.
Bewusstsein über die Triebfedern von sich selbst und anderen
Nachdem die Projektmanager und Planer mit den richtigen Kompetenzen eingestellt wurden, ist es auch gut, sich um die Zusammenarbeit zu kümmern. Die Triebfedern von Planern vs. Projektmanagern können sich erheblich voneinander unterscheiden, wodurch sie aufeinander prallen können. Planer halten sich gerne an vereinbarte Verfahren, während Projektmanager immer versuchen werden, ohne Rücksicht auf die Regeln, das beste Ergebnis für ihr Projekt zu erreichen.
Diese Gegensätze bei den Triebfedern können den Planungsprozess erheblich behindern. Die Geschäftsführung muss darüber wachen, dass beide Fachrichtungen eine Haltung einnehmen, um einander zu ergänzen statt miteinander zu streiten. Indem man die Triebfedern des anderen versteht, entsteht ein viel kompromissbereiterer und dadurch erfolgreicherer Planungsprozess.
Affinität mit Software
Oft wird dieser Aspekt etwas vernachlässigt, aber in unserer Praxis haben wir regelmäßig mit Menschen zu tun, die mit Software nicht gut zurechtkommen. Ihnen fehlt die Affinität, weil sie beispielsweise schon etwas älter sind oder weil sie einfach wenig mit Computern gearbeitet haben. Diese Menschen finden es auch oft ärgerlich, dass sie nicht so schnell mitkommen können wie andere.
Es besteht das Risiko, dass sie Fehler im Planungssystem machen und relativ viel Zeit zur Ausführung der Aufgaben benötigen. Jeder kennt einen Kollegen, der nicht so schnell mit Systemen umgehen kann. Vereinbaren Sie eine Schulungszeit mit ihnen, denn die Vermeidung von Fehlern und sie zu befähigen, schneller und effizienter zu arbeiten, zahlt sich doppelt und dreifach aus.
3. Entscheiden Sie sich für ein passendes Planungssystem
Strukturierte Auswahl der Software
Es ist sehr verlockend, sofort im Internet nach Planungssoftware zu suchen und allerlei Testversionen auszuprobieren, aber das ist ein Fallstrick. Jeder Lieferant präsentiert sein Paket anders und jedes Paket enthält unterschiedliche, oft nicht vergleichbare Funktionen. Sie klicken sich schier endlos durch die verschiedenen Pakete und innerhalb kürzester Zeit können Sie das eine Paket nicht mehr vom anderen unterscheiden.
Die Auswahl der Planungssoftware erfordert es, 3 wesentliche Schritte zu durchlaufen. Zuerst beginnen Sie mit der Erstellung eines Blaudrucks. Das sind die Ausgangspunkte dafür, wie der Planungsprozess gestaltet ist. Danach stellen Sie 20 Ausschlusskriterien auf, welche die Software auf jeden Fall erfüllen muss. Erst beim letzten Schritt starten Sie eine Testversion der ca. 3 übriggebliebenen Kandidaten, um einen Fall auszuprobieren, den Sie im Voraus ausgearbeitet haben.
Vorgehensweise bei der Implementierung
Wenn Sie sich irgendwann für einen Lieferanten entschieden haben, folgt danach die Implementierung. Die Implementierung wird den Erfolg des Planungssystems ausmachen oder einbrechen lassen. Sorgen Sie also dafür, dass die richtigen Menschen beteiligt sind und dass Sie sich im Voraus gut mit zahlreichen Problemen zur Implementierung auseinandersetzen.
Werden Sie das System zentral oder dezentral einführen? Bei einer dezentralen Einführung ist jede Abteilung ziemlich frei dabei, wie sie es benutzen kann, bei einer zentralen Einführung ist das nicht der Fall. Werden Sie das System Big Bang oder stufenweise einführen? Also alle Abteilungen gleichzeitig oder eine nach der anderen? Und nutzen Sie eine prozess- oder systemgesteuerte Implementierung? Ist Ihr Prozess heilig oder passen Sie gelegentlich Ihren Prozess an die Möglichkeiten der Software an?
Optimieren Sie weiterhin
Genau wie Sie fortwährend am Planungsprozess feilen, müssen Sie auch kontinuierlich schauen, wie Sie das Planungssystem besser nutzen können. Von Timewax aus sehen wir oft, dass die Kunden sich nicht mehr um die Software kümmern, wenn alles läuft. Sie beginnen oft mit einer minimalen Anzahl an Funktion mit der Absicht, die Nutzung später zu erweitern. Leider geschieht das dann später wegen anderer Prioritäten nicht mehr.
Die Technologie entwickelt sich schnell und Softwarelieferanten bieten kontinuierlich neue Funktionen an. Oft stehen Ihnen diese Funktionen auch noch kostenlos zur Verfügung. Nutzen Sie optimal alle Mittel, die Ihnen zur Verfügung stehen und beachten Sie immer neue Versionen.
Schlussfolgerung
Suchen Sie die Lösung für Ihre Planungsprobleme nicht zu schnell in einem Tool. Erst organisieren, dann automatisieren. In diesem Blog haben wir 3 Zutaten behandelt: Prozesse, Menschen und Systeme. Sorgen Sie zuerst dafür, dass die Prozesse und Menschen (organisieren) in Ordnung sind. Ein guter Prozess mit den richtigen Menschen ist nämlich durchaus ohne ein Planungstool möglich. Das kostet nur mehr Zeit und ist nicht so effizient.
Im Gegensatz dazu ist die Nutzung eines Planungstools ohne einen gut eingerichteten Prozess und/oder Menschen mit den richtigen Planungskompetenzen zum Scheitern verurteilt. Sorgen Sie deshalb dafür, dass Sie zuerst die Basis gut organisieren, um diese danach mit dem richtigen Planungstool zu automatisieren und damit effizienter zu machen.
