Der Business Case zur Verwendung von Planungssoftware
Ein Lead fragte mich vor kurzem, ob ich beim Business Case bezüglich der Anschaffung von Timewax helfen könne. Er selbst verstand den Wert sehr gut, aber brauchte Input, um es intern zu “verkaufen”. Die Geschäftsleitung verlangte einen Business Case mit nackten Zahlen. Wie würden sie durch die Verwendung besser werden? Eine berechtigte Frage. In diesem Blog werden wir uns 3 Vorteile bei der Verwendung einer Projektplanungssoftware anschauen und werden versuchen, diese auch zu quantifizieren.
Wir unterscheiden zwischen den folgenden Vorteilen:
- Zeit sparen
- Beschleunigung von Projekten
- Erhöhung der Produktivität
Ich muss im Voraus jedoch kurz einen Vorbehalt erwähnen: “A fool with a tool is still a fool.” Alles steht oder fällt mit einer guten Organisation. Das bedeutet: gute Planungsprozesse einerseits und fachkundige Planer/Projektmanager andererseits. In diesem Blog gehen wir davon aus, dass beide Aspekte erfüllt sind.
1. Zeit sparen
Die meisten Kunden von Timewax haben die Planung früher in einer Tabellenkalkulation ausgeführt. Das geht gut bei 5 Personen und einer Planung, die sich nicht allzu oft ändert. Bei einem größeren Umfang und viel Dynamik in der Planung, verbringen Planer viel Zeit mit der Überarbeitung der Planung, insbesondere im Bereich von Einsicht und Kommunikation.
Einsicht
Eine Tabellenkalkulation ist ziemlich eindimensional. Meistens wird die Planung pro Person angezeigt. Projektmanager sehen die Planung gerne pro Projekt. Oft fertigen sie dann wieder getrennte Tabellenkalkulationen an, um die Projektplanung und Kapazität zu visualisieren. Das kostet Planern und Projektmanagern Zeit, damit die Tabellenkalkulationen aufeinander abgestimmt bleiben. Dabei wollen wir beispielsweise gar nicht erst Berichte erwähnen, die man zum Vergleich zwischen dem Budget und den tatsächlich aufgewandten Stunden erstellen möchte.
Kommunikation
Oft werden Mitarbeiter durch eine E-Mail oder einen Telefonanruf vom Planer über die Planung informiert. Das kostet einige Zeit, wenn man alle Mitarbeiter einzeln informiert, besonders dann, wenn auch regelmäßig Änderungen in der Planung stattfinden. Oft sieht man auch, dass die Tabellenkalkulation der gesamten Planung an jeden weitergeleitet wird. Das erfordert ein aktives Verhalten der Mitarbeiter, um ihre persönliche Planung herauszufinden. Etwas, was bei den Aufgaben des Tages auch einmal unterbleibt und die Folge davon sind falsch informierte Mitarbeiter.
Verschiebung auf vernünftigere Aufgaben
Mit einem Planungssystem, das verschiedene Einsichten bietet und die Kommunikation automatisiert, lässt sich Zeit sparen, insbesondere bei den Planern und Projektmanagern. Aber wie viel Zeit? Es ist schwierig, hierüber eine allgemein-gültige Angabe zu machen. Oft höre ich, dass es um ein paar Stunden pro Planer/Projektmanager pro Woche geht. Jedes Unternehmen kann feststellen, wie viel Stunden es pro Woche für die Planung verwendet und eine Einschätzung der Zeitersparnis vornehmen.
Werden sie dann wirklich Zeit übrig haben und eine knallharte (finanzielle) Ersparnis realisieren? Das denke ich nicht. Nicht in dem Sinne, dass Sie beispielsweise eine Vollzeitkraft dadurch einsparen könnten. In der von Ihnen gesparten Zeit, können sie sich nun mit vernünftigeren Arbeiten beschäftigen: mehr Aufmerksamkeit für die Analyse und den taktischen Entscheidungsprozess rund um die Planung.
2. Beschleunigung von Projekten
Personalplanung ist bei Projekten oft die Achillesferse der Projektplanung. Wenn Ihnen nicht rechtzeitig die richtigen Menschen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen, dann fällt Ihre Projektplanung wie ein Kartenhaus in sich zusammen. In einem Multiprojektunternehmen ist die Planung von Mitarbeitern noch viel wichtiger. Mitarbeiter strömen in Projekte hinein und gehen von Projekten weg. Unzeitiger oder unsorgfältiger Einsatz kann sofort zu einem Dominoeffekt von Verspätungen bei mehreren Projekten führen.
Flow sorgt für Schnelligkeit
Der Verlauf von Projekten kann durch einen guten Flow beschleunigt werden. Flow ist eine Stimmungslage, die entsteht, wenn Sie das Gefühl haben, dass die Herausforderung, die Sie in Angriff nehmen, genau Ihrem Handlungsvermögen entspricht. Dies können Sie berücksichtigen, wenn Sie Mitarbeiter für Projekte einplanen. Sie wissen, welche Kompetenzen verlangt werden, über welche Kompetenzen die Mitarbeiter verfügen und Sie können sich auf die Zusammenstellung eines Teams konzentrieren. Sie können feststellen, welche Mitarbeiter sich gut ergänzen und welche nicht.
Ein Planungstool kann Ihnen hierbei helfen. Die meisten Planungstools bieten die Möglichkeit, um aufgrund von erforderlichen Kompetenzen nach geeigneten Mitarbeitern zu suchen und haben die Möglichkeit, um Paare zu bestimmen, wie beispielsweise Ausbilder und Lehrling. Das hilft dabei, Teams mit guten Leistungen zusammenzustellen und bei Projekten einzuplanen. Damit tragen Sie zu einer Beschleunigung von Projekten bei.
Rechtzeitig beenden ist auch beschleunigen
Projekte können auch beschleunigt werden, indem sie rechtzeitig beendet werden. Ich kenne Unmengen Beispiele von Projekten, bei denen das Projektergebnis schon erfüllt oder auf jeden Fall qualitativ gut genug war. Diese Projekte wurden jedoch nicht früher abgeschlossen, sondern man wartete die Zeit ab. Das ist teilweise auch ein kulturelles Phänomen, weil wir oft nicht belohnt werden, wenn wir frühzeitig liefern. Siehe auch das Gesetz von Parkinson im Blog 4 Zeitverschwender bei der Projektplanung.
Ein Planungstool, mit dem man auch den Fortschritt kontrollieren kann, gibt den Planern und Projektmanagern eine gute Einsicht. Überlassen Sie es vor allem nicht den Technikfanatikern, denn die werden weiter am Endergebnis “herumputzen”. Projekte, die schneller abgeschlossen werden, sorgen auch dafür, dass Mitarbeiter wieder eher für andere Projekte zur Verfügung stehen. Rechtzeitig beenden bringt deshalb Beschleunigung für alle Projekte mit sich, für den Zustrom und Weggang von Mitarbeitern.
Vor allem qualitativ
Aber wie quantifizieren wir die Beschleunigung von Projekten? Schwierig. Aufgrund von Erfahrungswerten können Sie hierüber im Nachhinein etwas abrufen, aber vorher ist der Beitrag eines Planungstools quantitativ nicht festzustellen. Wir bleiben bei einer qualitativen Verbesserung.
Wenn Projekte gut laufen, wird jeder darüber glücklich und es geht allen besser. Mitarbeiter werden glücklich, weil sie mit Arbeit beschäftigt sind, die zu ihnen passt, die sie herausfordert. Das gibt Energie und kommt den Projektergebnissen zugute. Ein Projektteam, das toll arbeitet, liefert rechtzeitig gute Endergebnisse. Bestenfalls mit einer überdurchschnittlichen Qualität und weit vor dem Fristablauf. Dann werden wiederum Kunden glücklich und glückliche Kunden kaufen mehr. Dadurch geht es Ihrem Betrieb besser.
3. Erhöhung der Produktivität
Mit der Erhöhung der Produktivität ziele ich auf die Situation ab, dass dieselbe Gruppe von Mitarbeitern in der verfügbaren Zeit mehr Arbeit als zuvor ausführen kann. Bei “Zeitfabriken”, die ihr Geld durch das Realisieren von Projekten für Kunden verdienen, liegt hier ein großes Potenzial. Wenn mehr Stunden geleistet werden, die in Rechnung gestellt werden können, dann führt dies direkt zu einer Erhöhung von Umsatz und Gewinn. Das lässt sich auch leicht in Geld quantifizieren. Hier folgt ein Rechenbeispiel.
Ausgangspunkte
Es ist eine Faustregel (in den Niederlanden), dass ein Arbeitnehmer im Arbeitsverhältnis bei einer 40-Stunden Arbeitswoche durchschnittlich 1650 Stunden pro Jahr bei der Arbeit anwesend ist. Ein Arbeitnehmer im Arbeitsverhältnis ist durchschnittlich 52 Tage pro Jahr nicht anwesend. Diese 52 Tage ohne Arbeit bestehen aus 5 Feiertagen, 25 Urlaubstagen, 5 Schulungstagen, 13 AZV-Tagen und durchschnittlich 4 Krankheitstagen. Pro Monat hat ein Arbeitnehmer somit 137,50 einsetzbare Stunden.
Angenommen wir schauen uns ein IT-Unternehmen mit 40 angestellten Personen und einem durchschnittlichen gewerblichen Stundensatz von 80 Euro an. Die durchschnittliche Produktivität bei Projekten für Kunden beträgt 85 %. Dies nennen wir die berechenbaren Stunden. Mit den Stunden bei diesen Projekten wird das Geld verdient.
Fallbeispiel
Nehmen wir an, dass wir nach unserer Schätzung mit einem strafferen Planungsprozess, unterstützt durch ein Planungstool, die berechenbaren Stunden um 1 % erhöhen können. Ein sehr konservativer Prozentsatz. Das bedeutet, dass ein Mitarbeiter 1 % von 137,50 Stunden = 1,375 Stunden pro Monat mehr berechenbare Stunden leisten kann. Das läuft auf Folgendes hinaus: 1,375 x 80 Euro = 110 Euro mehr Umsatz pro Mitarbeiter pro Monat. Für 40 Mitarbeiter sind das 40 x 110 Euro = 4.400 Euro mehr Umsatz pro Monat und 52.800 Euro auf Jahresbasis.
Wie einschätzen?
Die Kernfrage ist natürlich: Wie kann man die erwartete prozentuale Verbesserung der Produktivität schätzen? Sie können eine Analyse für die Zeit erstellen, in der Personen unproduktiv sind. Beispielsweise, weil sie Wartezeit zwischen Tätigkeiten und Projekten oder Zeit haben, die für interne Arbeiten aufgewandt wird. Auf dieser Grundlage sollten Sie eine Schätzung vornehmen können, wie diese Zeit durch bessere Planung verringert werden kann. Außerdem müssen Sie auch einschätzen, ob die gesamte Zeit in berechenbare Projekte umgesetzt werden kann. Die Projekte müssen dann auch vorhanden sein.
Schlussfolgerung
Wenn wir uns die Zeitersparnis anschauen, sehen wir, dass diese gut zu quantifizieren ist. Wir haben jedoch auch festgestellt, dass dies nicht zu einer knallharten finanziellen Ersparnis führen wird. Die etwas “dumme” Arbeit macht jetzt Platz für “vernünftige” Arbeit. Das ist eine qualitative Verbesserung, aber die lässt sich schwierig quantifizieren. Das führt dazu, dass ein Business Case, der nur auf Zeitersparnis basiert, nicht sehr aussagekräftig ist.
Die Beschleunigung von Projekten kann man eigentlich nicht quantifizieren. Ob man empfänglich für diesen qualitativen Vorteil ist, hängt vor allem davon ab, wie viel Schmerzen das Unternehmen in der heutigen Situation erlebt. Gibt es viele Zwischenfälle mit unzufriedenen Kunden und Mitarbeitern wegen einer schlechten Planung? Dann gibt man sich etwas schneller mit diesem qualitativen Vorteil zufrieden. Ist man der Ansicht, dass man die Planung schon so ziemlich auf der Reihe hat? Dann klingt dieser Vorteil nicht sehr überzeugend.
Für eine Untermauerung eines Business Cases bezüglich der Anschaffung oder Nicht-Anschaffung eines Projektplanungstools ist vor allem die Erhöhung der Produktivität ein guter Indikator. Sie können ihn nämlich gut in Geld ausdrücken. Die Einschätzung der prozentualen Verbesserung erfordert allerdings eine solide Analyse und Einschätzungsvermögen.
Um das Rechenbeispiel des Business Cases eben zu beenden: Die erhöhte Produktivität für berechenbare Projekte hatten wir auf 1 % geschätzt. Nehmen wir an, dass dieser Betrieb Timewax anschaffen wird, dann kostet ihn das 320 Euro pro Monat. Die erwartete Umsatzerhöhung beträgt 4.400 Euro pro Monat. Die Kosten werden mehr als gedeckt. Sogar wenn die berechenbaren Stunden sich nur um 0,1 % verbessern, ist die Anschaffung noch immer vertretbar! Meiner Meinung nach muss ich unsere Preise erhöhen …
