Je mehr Projekte, desto besser läuft Ihr Unternehmen – oder? Doch wie behält man den Überblick, wenn all diese Projekte parallel laufen? In diesem Artikel besprechen wir 3 Tipps, die Ihnen helfen, den Überblick über Ihre Projekte zu behalten und sicherzustellen, dass Sie bei Bedarf rechtzeitig Anpassungen vornehmen können.
Tipp 1: Ermitteln Sie die budgetierten, geplanten und tatsächlichen Stunden
Einen Überblick zu schaffen, beginnt mit einer guten Verwaltung. Listen Sie also zunächst selbst auf, welche Projekte laufen und wie viele budgetierte, geplante und tatsächliche Stunden jedes Projekt hat.
Beispielsweise kann ein Projekt mit 100 Stunden budgetiert werden, wovon 80 Stunden bereits geplant und 60 Stunden tatsächlich aufgewendet wurden. Bei diesen 60 Stunden handelt es sich also um die tatsächliche Anzahl der bisher geleisteten Projektstunden, für die Kosten angefallen sind.
Tipp 2: Bestimmen Sie den Projektfortschritt
Natürlich weiß man allein anhand der Stunden noch nichts über den Status des Projekts. Denn wenn das Projekt bereits abgeschlossen ist, ergeben 60/100 tatsächliche Stunden natürlich ein verzerrtes Bild des Projektfortschritts. Nachdem Sie die Stunden festgelegt haben, müssen Sie das Gleiche mit dem Fortschritt des Projekts tun.
Dazu unterteilen Sie jedes Projekt in verschiedene Teile/Meilensteine und weisen ihnen einen Fortschrittsprozentsatz zu. Normalerweise kann dies der Projektmanager tun, in manchen Fällen müssen Sie jedoch den Fortschritt mit den verschiedenen Projektmitarbeitern überprüfen.
Auf diese Weise können Sie den tatsächlichen Stunden eine Bedeutung geben. Wenn der Fortschritt im obigen Beispiel nun 50 % beträgt, dann wurden nur 50/100 Stunden Wert geschaffen, während 60/100 bereits ausgegeben wurden.
Tipp 3: Machen Sie eine Finanzanalyse
Da Sie nun Einblick in die Projektstunden und den Projektfortschritt haben, ist es wichtig zu wissen, was die tatsächlichen Stunden gekostet haben. Dazu müssen Sie eine Finanzanalyse erstellen, in der Sie das Projektergebnis in Euro oder einer anderen Währung berechnen. Mit dieser Analyse können Sie feststellen, ob Ihre Projekte noch innerhalb ihres Budgets liegen.
Denn wenn beispielsweise ein Projekt mit 75/100 tatsächlichen Stunden zu 100 % abgeschlossen ist, dann sieht das stundenmäßig gut aus. Wenn dies jedoch durch den Einsatz eines Seniors erreicht wird, der 150 % mehr kostet als der budgetierte Junior, wird man in Euro gemessen immer noch negativ ausfallen. Der umgekehrte Weg ist natürlich auch möglich. Zum Beispiel, dass Sie eine Stundenüberschreitung haben, durch den Einsatz eines günstigeren Mitarbeiters aber dennoch innerhalb des Euro-Budgets bleiben. Durch die Erstellung einer Finanzanalyse erhalten Sie wertvolle Einblicke in den Status der Projekte.
Abschluss
Mit Einblick in die Stunden, den Fortschritt und das Ergebnis in Euro jedes Projekts verschaffen Sie sich einen Überblick. Wichtig ist, dass Sie diese Berechnungen nicht am Ende des Projekts durchführen, sondern dies wöchentlich während der gesamten Projektlaufzeit durchführen. Auf diese Weise können Sie kommende Probleme erkennen, Lösungsmöglichkeiten erkennen und Anpassungen vornehmen, bevor es zu spät ist.
