Die reine und konkrete Kommunikation des Projektfortschritts
Aus Untersuchungen ergibt sich, dass fast die Hälfte aller Projekte das Enddatum und das Budget überschreiten, obwohl Projektmanager über Fortschrittsinformationen verfügen. Nun zeigt sich, dass Fortschrittsberichte oft ungenau sind. Hierdurch entsteht das Risiko, dass der Projektmanager eine falsche Entscheidung trifft und dadurch das Projekt nicht mehr rechtzeitig korrigieren kann.
In diesem Blog behandeln wir drei Voraussetzungen für einen guten Projektfortschrittsbericht. Zuerst schauen wir uns eine richtige Projektunterteilung an. Danach betrachten wir, wie die Messung des Fortschritts organisiert werden kann. Zuletzt sehen wir uns an, wie wichtig es ist, dass Sie eine gute Disziplin entwickeln, ständig den Fortschritt von Tätigkeiten zu melden.
1. Eine richtige Projektunterteilung
Die erste Voraussetzung für einen guten Projektfortschrittsbericht ist eine gute Unterteilung Ihres Projekts. Im Blog „Das Zerkleinern Ihrer Projektplanung“ besprechen wir die verschiedenen Optionen im Detail. Dort geben wir auch Tipps, wann Sie welche Methoden am besten anwenden können.
Wenn Sie über den Fortschritt bei Ihrem Projekt berichten möchten, empfehlen wir Ihnen, Ihr Projekt in Zwischenergebnisse zu unterteilen. Zwischenergebnisse können Sie nämlich konkret beschreiben. Zum Beispiel: Die Erteilung einer Software-Schulung für Abteilung A oder die Aufstellung von fünf Schreibtischen in Abteilung B. Diese Ergebnisse sind sehr spezifisch und Sie können den Fortschritt davon gut bestimmen. Das ist nicht so einfach, wenn Sie ein Projekt in Tätigkeiten aufteilen. So kann der Fortschritt der Tätigkeit „Software-Schulung“ mühsamer angegeben werden, wenn Sie insgesamt tausend Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen schulen müssen, wobei die Schulung je nach Abteilung unterschiedlich ist.
Bei der Erstellung eines Projekts unterbleibt oft eine klare Unterteilung in Zwischenergebnisse. Die Folge ist, dass die Meldung des Fortschritts dann auf globaler Ebene und nach Gefühl erfolgt. Das kann zu einem ungenauen Projektfortschrittsbericht führen.
2. Eine geeignete Weise zur Messung des Fortschritts
Die zweite Voraussetzung eines guten Projektfortschrittsberichts ist die geeignete Weise zur Messung des Projektfortschritts. Viele Menschen bestimmen diesen mithilfe eines „Prozentsatzes der abgeschlossenen Arbeit“. Man denkt oft, dass dies die einzige Methode zur Messung des Fortschritts ist, aber es ist auch auf eine andere Weise möglich. Nicht jede Situation lässt sich am besten durch einen Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeit einfangen. Außerdem können Sie sich fragen, wie Sie den Prozentsatz anwenden müssen.
Wir erläutern das anhand eines Beispiels. Bei den folgenden zwei Tätigkeiten wird der Projektfortschritt ermittelt:
- Erstellen eines Protokolls
- Reparatur von sechs Computern
Als der Fortschritt der Tätigkeit übermittelt wird, scheint das Protokoll halb fertig zu sein und es sind drei Computer repariert worden. Bedeutet das, dass der Fortschritt beider Tätigkeiten fünfzig Prozent beträgt?
Für die Reparatur der Computer können Sie dies bestimmt sagen. Es ist hierbei für den Mitarbeiter nicht unbedingt praktischer, mit einem Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeit zu arbeiten. Für ihn oder sie es ist einfacher zu melden, dass 3 Computer repariert worden sind. Schließlich können wir das natürlich in einen Prozentsatz umwandeln, denn 3 der 6 Computer repariert = 50 % abgeschlossene Arbeit.
Beim Projektfortschrittsbericht des Protokolls können Sie sich fragen, ob dieser zu 50 % abgeschlossen ist. Bei der Meldung der Fortschritts geht es meistens darum, einen Eindruck vom realisierten Wert zu erhalten und nicht um den geleisteten Arbeitsaufwand. Ein halbes Protokoll hat in dieser Hinsicht keinen Wert.
Durch dieses Beispiel zeigt sich, dass Sie eine Entscheidung treffen können, wie Sie den Fortschritt feststellen lassen und ob Sie ihn nach dem realisierten Wert beurteilen oder nicht. Vor allem der letzte Aspekt kann einen erheblichen Unterschied im Bericht ausmachen. Ein Unterschied von 0 und 100 %.
3. Ständig den Projektfortschritt kontrollieren
Die dritte Voraussetzung betrifft die ständige Kontrolle des Fortschritts. Bei der Planung von Projekten mangelt es in diesem Bereich oft an Disziplin. Die Folge ist, dass Ihnen Informationen fehlen, mit denen Sie als Projektmanager das Projekt und die Planung zuverlässig und rechtzeitig steuern können. Die Projektplanung ist nämlich oft schon zu Beginn eines Projekts überholt, weil sich die Umgebung eines Projekts kontinuierlich verändert.
Um die Analyse des Projektfortschritts gut auszuführen, müssen Sie zuerst die Art der Berichterstattung festlegen. Wer wird den Projektfortschritt melden? Das hängt vom Format des Projekts ab. Große Projekte erfordern nämlich eine andere Vorgehensweise als kleine. Wie oft muss man den Projektfortschritt melden? Dadurch wird bestimmt, wie aktuell die Projektinformationen sind, über die ein Projektmanager verfügt. Neben diesen zwei Punkten müssen Sie auch die psychologische Auswirkung berücksichtigen, welche die Meldung des Fortschritts bei Mitarbeitern verursacht. Im Blog: „Wie organsiert man die Meldung des Projektfortschritts?” schauen wir uns die drei Punkte im Detail an.
Wenn Sie die Meldung des Projektfortschritts zuverlässig eingerichtet haben, dann geht bei dem Projektmanager eine kontinuierliche und aktuelle Flut an Planungsinformationen ein. So kann ein Projektmanager einfach Abweichungen bei der Projektleistung feststellen, Ursachen analysieren und rechtzeitig Maßnahmen ergreifen. Es wird so etwas einfacher, dafür zu sorgen, dass das Projekt innerhalb der Frist und im Rahmen des Budgets abgeschlossen wird.
Schlussfolgerung
Sie können viel Zeit und Mühe für die Meldung des Fortschritts und dessen Analyse aufwenden. Wenn Sie nicht die drei Voraussetzungen berücksichtigen, die zu einem guten Projektfortschrittsbericht gehören, dann ist die Zeit oft vergeudet worden. Sie werden höchst wahrscheinlich aufgrund von ungenauen Informationen Entscheidungen mit allen entsprechenden Folgen treffen.
Wenn Sie das verhindern möchten, teilen Sie zuerst Ihr Projekt auf. Führen Sie das nach Zwischenergebnissen durch. Bestimmen Sie danach pro Zwischenergebnis, wie Sie den Fortschritt feststellen können. Anhand der realisierten Anzahl oder mit einem Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeit? Und werden Sie bei einem Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeit aufgrund des realisierten Werts oder des geleisteten Arbeitsaufwands messen? Indem Sie diese Frage beantworten, erfüllen Sie die zweite Voraussetzung für einen guten Projektfortschrittsbericht. Die dritte und letzte Voraussetzung ist die ständige Meldung des Fortschritts. Mit einer ständigen Flut an Fortschrittsinformationen behalten die Projektmanager seine oder ihre Projekte im Griff. Abweichungen von Projekten werden rechtzeitig wahrgenommen und der Projektmanager verfügt über zuverlässige und aktuelle Informationen, mit denen er oder sie wirklich etwas anfangen kann.
