Die komfortable Planung Ihrer Ressourcen spart viel Zeit. Nicht nur für Sie als Planer, sondern für die gesamte Organisation gewinnen Sie durch eine gute Planung Zeit. Doch wie planen Sie Ihre Ressourcen einfacher und effektiver als bisher?
In diesem Blogartikel geben wir 10 Hacks, um Ihre Ressourcenplanung auf die nächste Stufe zu heben.
1. Wählen Sie einen Verantwortlichen
Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird es immer wichtiger, zentral mit einem Planer oder Ressourcenmanager zu planen.
Stellen Sie sicher, dass diese Person auf Stabilität und Sicherheit setzt und gerne Ordnung schafft und alle daran festhält. Darüber hinaus muss der Planer kommunikativ sein und mit Stress und Rückschlägen umgehen können, denn es gibt immer wieder unvorhergesehene Umstände, die die Planung aus dem Gleichgewicht bringen können.
2. Optimieren Sie Ihren Planungsprozess
Planung ist ein Prozess, kein Produkt. Und man muss einen Prozess ständig mit KPIs und Zielen schärfen, um ihn zu verbessern. Eine gute Möglichkeit, Ihren Planungsprozess zu verbessern, ist der Qualitätszirkel von Deming: Plan, Do, Check, Act
- Plan : Bestimmen Sie Ihre Verbesserungspunkte und definieren Sie die KPIs und das Ziel dafür.
- Act : Führen Sie den Plan in der Zeit aus, in der Sie das Ziel erreichen möchten.
- Check : Vergleichen Sie Ihre Ergebnisse mit der vorherigen Situation.
- Do : Aktualisieren Sie Ihren Plan aus Schritt 1 basierend auf den erzielten Ergebnissen.
3. Verfolgen Sie den Projektfortschritt
Eine verlässliche Planung steht und fällt damit, wer und wie oft über den Projektfortschritt berichtet wird. Bei kleinen Projekten überlassen Sie dies dem Projektleiter und bei großen Projekten den Mitarbeitern selbst. Führen Sie dies mindestens jede Woche durch, bei kurzen Projekten und Projekten, die schnell abgeschlossen werden müssen, häufiger.
Und möchten Sie das Beste aus Ihrer Planungsprognose herausholen? Nutzen Sie dann den KPI „Prognose-Planungsdifferenz“, bei dem Sie sich die insgesamt benötigten Stunden für alle Projekte ansehen und prüfen, ob alle diese zukünftigen Stunden bereits eingeplant sind.
4. Planen Sie zuerst Ihre großen Projekte
Genau wie bei Steven Coveys „Das Wichtigste zuerst“-Gewohnheit ist es wichtig, dass Sie Ihre großen Projekte zuerst planen. So können Sie die Planung immer passend zu den kleineren Aufgabenstellungen gestalten.
#Profi-Tipp : Vereinbaren Sie keine harten Fristen für die kleinen Projekte – so bleibt Ihr Zeitplan flexibel.
5. Vermeiden Sie Multitasking
Multitasking ist einer der größten Zeitfresser. Ein Mitarbeiter, der gleichzeitig an drei verschiedenen Aufgaben arbeitet, führt immer dazu, dass alle drei Aufgaben langsamer werden. Es ist eine einfache Logik: Durch das Erledigen der Aufgaben nacheinander werden die Aufgaben 1 und 2 immer früher erledigt.
6. Beseitigen Sie Abfall
Schauen Sie sich kritisch an, welche Verschwendungen Sie vermeiden können. Denken Sie an Reisezeiten, das Warten auf eine Aufgabe, zu viel an Kunden liefern, unnötige Fehler, unnötige Verwaltung und die Überlastung Ihrer Mitarbeiter. Alles in allem sparen Sie innerhalb der Organisation viel Zeit.
7. Planen Sie nicht zu detailliert
Planung ist keine exakte Wissenschaft. Das Ziel besteht darin, Kapazitäten zu reservieren. Vermeiden Sie daher eine zu feine Planung und erwägen Sie, kleine Aufgaben zu gruppieren und sie in „Blöcken“ von X Stunden zu planen.
8. Sicherheitsabstände entfernen
Untersuchungen zeigen, dass Menschen Aktivitäten oft überschätzen, mit Sicherheitsmargen von bis zu 50 %! Dadurch sprengt man die Planung unnötig und jeder verschwendet viel Zeit. Entfernen Sie also diese Ränder und ersetzen Sie sie durch einen einzelnen Puffer von 25 % für den gesamten Zeitplan.
9. Arbeiten Sie mit Kompetenzen
Ab einer gewissen Größe kann man nicht mehr auswendig wissen, was jeder gut kann. Es ist jedoch von entscheidender Bedeutung, die richtigen Leute für die richtigen Projekte einzuplanen. Arbeiten Sie daher mit einer Kompetenzmatrix und halten Sie diese aktuell.
10. Sichern Sie Ihren Zeitplan
Ein Terminplan enthält oft streng vertrauliche Kunden- und persönliche Informationen. Denken Sie also daran, ihn sicher aufzubewahren. Stellen Sie sichere Anmeldemethoden wie Single Sign-On oder Multi-Faktor-Authentifizierung bereit, beschränken Sie den Zugriff auf Planungsdaten auf „Nur, die Sie kennen müssen“, und erwägen Sie die Verwendung von Pseudonymen, wenn Sie mit strategisch sensiblen Projekten arbeiten.
